Aannemen in Nederland: US Compliance Gids 2026

Laatst bijgewerkt op 6 augustus 2026 · 18 min leestijd
Door Joost Hubregtse, Directeur, ICS Staffing & Payroll B.V.
Wettelijk gecontroleerd door Zishan Hussain, arbeidsrechtadvocaat, en de directeur. Cijfers zijn geverifieerd aan de hand van publicaties van Rijksoverheid, Belastingdienst, IND en UWV, actueel op bovengenoemde datum.

De Nederlandse arbeidsmarkt is aanzienlijk versoepeld sinds de piek van 2022. In het tweede kwartaal van 2026 waren er 95 openstaande vacatures voor elke 100 werklozen, een daling ten opzichte van 142 in het tweede kwartaal van 2022. Het aannemen van personeel is gemakkelijker geworden, maar het nalevingskader eromheen is aanzienlijk zwaarder geworden, en 2027 brengt de grootste reeks wijzigingen in het Nederlandse flexibele arbeids- en personeelsrecht in tien jaar.

Voor Amerikaanse bedrijven was het vinden van Nederlands talent nooit de moeilijkheid. Het is de afstand tussen het Amerikaanse "at-will employment" en een systeem dat is gebouwd op de ketenregeling, 104 weken door de werkgever betaald ziekengeld, en, vanaf 2027, een vergunningsregime voor iedereen die arbeid levert aan een derde partij. Eén enkele misinschatting met betrekking tot vaste inrichting, sponsoring of gelijke behandelingsverplichtingen brengt reële financiële risico's met zich mee.

Deze gids beschrijft wat daadwerkelijk van toepassing is in 2026, wat er verandert op 31 december 2026, 1 januari 2027 en 1 januari 2028, en waar een Employer of Record (EOR) daadwerkelijk helpt, en waar niet.

Personeel aannemen in Nederland: Kansen en juridische hindernissen voor Amerikaanse bedrijven

Nederland blijft een sterk toegangspunt tot Europa: een hoge Engelse taalvaardigheid, een dicht technische talentenpool en een stabiele regelgeving, zoals een brede Nederlandse economische analyse (primaire bron: CBS, Nederlandse arbeidsmarkt- en loonstatistiek) bevestigt. Het juridische kader verschilt echter van de Amerikaanse praktijk op manieren die structureel eerder dan cosmetisch zijn. Ontslag vereist voorafgaande toestemming van het UWV of een rechtbank. Ziekte is een werkgeversverantwoordelijkheid voor twee jaar. Opeenvolgende contracten voor bepaalde tijd worden van rechtswege omgezet in contracten voor onbepaalde tijd. Een Amerikaanse "offer letter" zal de toets van een Nederlandse rechtbank niet doorstaan.

Heeft u wettelijk een Nederlandse entiteit nodig?

Nee, en dit wordt breed misplaatst in de markt.

Een bedrijf gevestigd buiten Nederland zonder Nederlandse vaste inrichting is niet automatisch een inhoudingsplichtige voor de Nederlandse loonbelasting. Het kan er echter voor kiezen om dit wel te worden. De Belastingdienst voorziet in de vrijwillige inhoudingsplicht: een buitenlandse werkgever registreert zich met het formulier 'Aanmelding Onderneming buitenland', richt een Nederlandse salarisadministratie in, en voert vanaf dat moment de Nederlandse salarisadministratie direct uit. Werkgevers die deze route kiezen, kunnen ook de expatregeling (30%-regeling) toepassen voor kwalificerende werknemers.

Afzonderlijk, indien een werknemer is verzekerd voor de Nederlandse sociale zekerheid onder EU-Verordening 883/2004 of het socialezekerheidsverdrag tussen Nederland en de VS, is de buitenlandse werkgever verplicht zich te registreren en premies voor werknemersverzekeringen te betalen, ongeacht of deze hier een entiteit of een vaste inrichting heeft.

De eerlijke conclusie is daarom: directe registratie is beschikbaar en rechtmatig, maar het legt de volledige werkgeverslasten, contracten, doorbetaling bij ziekte, re-integratie, ontslag, pensioen en administratieve verplichtingen, bij een Amerikaanse organisatie zonder lokale infrastructuur. De meeste bedrijven die één tot vijf mensen aannemen, kiezen voor een Employer of Record in Nederland, omdat zij die capaciteit niet willen opbouwen, niet omdat de wet het alternatief verbiedt.

Vaste inrichting: wat een EOR wel en niet doet

Een Nederlandse BV is een afzonderlijke rechtspersoon en is op zichzelf geen vaste inrichting van haar Amerikaanse moedermaatschappij. Maar een dochteronderneming kan een vaste inrichting voor de moeder creëren als deze optreedt als een afhankelijke vertegenwoordiger.

Belangrijker nog: een EOR neutraliseert het risico van een vaste inrichting niet. Krachtens artikel 5 van het belastingverdrag tussen Nederland en de VS ontstaat een vaste inrichting door een vaste bedrijfsinrichting ter beschikking van de onderneming, of door een persoon in Nederland die gewoonlijk contracten sluit, of gewoonlijk de belangrijkste rol speelt die leidt tot het sluiten van contracten, namens de onderneming. Die toets kijkt naar wat het individu doet en namens wie. Het vraagt niet wie de loonstrook uitgeeft.

In de praktijk betekent dit:

• Een in Nederland gevestigde ingenieur of ondersteunende specialist die via een EOR werkt, zonder bevoegdheid om de Amerikaanse onderneming te binden, zal waarschijnlijk geen vaste inrichting creëren.
• Een in Nederland gevestigde verkoper die onderhandelingen voert en deals sluit voor de Amerikaanse onderneming, creëert een risico op een vaste inrichting als afhankelijke vertegenwoordiger, ongeacht of een EOR wordt ingeschakeld.

Elke dienstverlener die u vertelt dat een EOR "ervoor zorgt" dat er geen belastingplichtige aanwezigheid ontstaat, overdrijft. Wat een EOR echt doet, is de werkgeverslasten en salarisadministratie wegnemen, en het element van een vaste bedrijfsinrichting vermijden dat gepaard gaat met het leasen van een eigen Nederlands kantoor. De vraag van de afhankelijke vertegenwoordiger vereist een afzonderlijke analyse van elke functie, idealiter voordat het contract wordt ondertekend.

Employer of Record versus Nederlandse BV: de juiste weg kiezen

Het oprichten van een BV betekent notaris, inschrijving bij de Kamer van Koophandel, UBO-registratie, bank onboarding, en vervolgens het lopende apparaat van lokale salarisadministratie, boekhouding en HR. Realistisch gezien twee tot drie maanden tot operationele status. Een EOR kan een compliant Nederlands arbeidscontract binnen enkele dagen na ondertekening van de serviceovereenkomst hebben. Onze gedetailleerde vergelijking van EOR versus een Nederlandse BV werkt de beslissing volledig uit.

Wanneer een Nederlandse BV op te richten

Voor teams van één tot vijf personen overtreffen de overheadkosten van een BV meestal de waarde van de aanwezigheid. Boven ongeveer tien werknemers, of wanneer u van plan bent om substantieel commerciële activiteiten lokaal te verrichten, wordt oprichting over het algemeen de betere structuur, voor controle, voor kosten per hoofd, en omdat u op die schaal waarschijnlijk toch een belastingplichtige aanwezigheid creëert.

De verplichting die de meeste Amerikaanse kopers niet incalculeren: artikel 8a Waadi

Dit is het punt dat de kostenvergelijking verandert, en het wordt routinematig weggelaten in EOR-marketing.

Het Nederlandse recht classificeert het EOR-model als payrolling. Krachtens artikel 8a van de Waadi (Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs):

• De payrollmedewerker heeft recht op ten minste dezelfde arbeidsvoorwaarden als werknemers in vergelijkbare functies bij de opdrachtgever. Als de opdrachtgever geen vergelijkbare werknemers heeft, is de benchmark de sector waarin de opdrachtgever opereert.
• Voorwaarden betekent voorwaarden: salarisschaal, toeslagen, verlofaanspraken boven het wettelijk minimum, bonusregelingen, onkostenvergoedingen.
• De payrollwerkgever moet een adequate pensioenregeling aanbieden, ofwel de eigen basisregeling van de opdrachtgever, ofwel een regeling die voldoet aan de criteria van de Waadi, die een ouderdoms- en nabestaandenpensioen vereist, geen wachttijd of drempelperiode, en een totale werkgeversbijdrage van ten minste 14,6% van de pensioengrondslag.
• De opdrachtgever heeft een wettelijke plicht om zijn toepasselijke arbeidsvoorwaarden aan de payrollwerkgever bekend te maken, en de payrollwerkgever heeft een zelfstandige plicht om onderzoek te doen.

Deze bepalingen kunnen niet ten nadele van de werknemer contractueel worden uitgesloten. Voor een Amerikaans bedrijf zonder Nederlands personeel geldt de sectorbenchmark, en de pensioenplicht is reëel geld. Elke EOR-offerte die geen pensioenpost vermeldt, is ofwel onvolledig ofwel niet-conform. Vraag er expliciet naar.

Waadi-registratie en, vanaf 2027, toelating

Elke onderneming die arbeidskrachten ter beschikking stelt aan derden, moet als zodanig geregistreerd zijn in het Nederlandse handelsregister. Vanaf 1 januari 2027 geldt een aanvullende eis: formele toelating onder de Wtta. Zie het hoofdstuk over 2027 en 2028 hieronder. Dit is een inkoopvraag die u aan aanbieders nu al zou moeten stellen, niet in 2027.

Het lokale EOR-voordeel voor Amerikaanse klanten

Wereldwijde platforms bieden breedte. Nederlandse specifieke zaken, zoals Artikel 8a benchmarking, Poortwachter casemanagement, CAO-toepasselijkheid en IND-sponsoringsmechanismen, belonen diepgang. Geen van beide is universeel juist; de vraag is of uw Nederlandse personeelsbestand incidenteel is aan een bredere EMEA-uitrol of de substantie van uw Europese aanwezigheid. Onze vergelijking tussen een multi-country EOR en een lokale EOR zet de afwegingen uiteen.

Nederlandse arbeidsvoorwaarden: wettelijke voordelen en kosten (2026)

Minimumloon

Nederland hanteert een wettelijk minimumuurloon, dat tweemaal per jaar wordt aangepast. Het bedroeg €14,71 bruto per uur vanaf 1 januari 2026 en steeg op 1 juli 2026 naar €14,99 bruto per uur, een stijging van 1,90%. Afzonderlijke, lagere uurtarieven gelden voor werknemers van 15 tot 20 jaar. De volgende indexatie gaat in op 1 januari 2027. Een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) kan een hoger minimum voor uw sector vaststellen; controleer de toepasselijkheid voordat u salarisschalen vaststelt.

Vakantiebijslag

Het wettelijke minimum is 8% van het bruto jaarsalaris, meestal betaald als een eenmalig bedrag in mei, hoewel maandelijkse betaling in de arbeidsovereenkomst kan worden overeengekomen.

Twee kwalificaties zijn van belang voor de salarisniveaus die typerend zijn voor door de VS ondersteunde aanwervingen. Ten eerste wordt de wettelijke aanspraak berekend tot drie keer het minimumloon, wat volgens de cijfers van 2026 ongeveer €93.000 per jaar bedraagt. Ten tweede kunnen werkgever en werknemer voor het deel van het salaris boven dat niveau schriftelijk een verlaagde bijslag of helemaal geen bijslag overeenkomen.

Veel werkgevers betalen de volledige 8% over het totale salaris als marktpraktijk. Dat is een commerciële keuze, geen wettelijke vereiste, en het moet een bewuste keuze zijn op hogere salarisniveaus.

Werkgevers sociale premies (2026)

Bijdrage	Tarief 2026
AWf (werkloosheid), vaste contracten	2,74%
AWf, tijdelijk, oproep, niet schriftelijk	7,74%
Aof (arbeidsongeschiktheid), kleine werkgevers	6,27%
Aof, middelgrote en grote werkgevers	7,63%
Kinderopvangtoeslag op Aof	0,50%
Whk (Werkhervattingskas)	Per werkgever vastgesteld; 2026 gemiddeld 1,52%
Zvw werkgeversheffing	6,10%

De maximale grondslag voor werknemersverzekeringen en de Zvw-heffing bedraagt in 2026 €79.409 per jaar. De Whk-premie wordt individueel per werkgever vastgesteld door de Belastingdienst en via beschikking meegedeeld; nieuwe werkgevers ontvangen een sectorgemiddeld tarief. Elk kostenmodel dat de Whk en de kinderopvangtoeslag buiten beschouwing laat, onderschat uw werkelijke werkgeverslasten met ongeveer twee procentpunten. Loon- en belastingadministratie moet ten minste zeven jaar worden bewaard, zoals uiteengezet in onze referentiegids voor Nederlandse loonadministratie.

Ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheidsverplichtingen

Dit is het grootste afzonderlijke risicoverschil met Amerikaanse werkgelegenheid.

• De werkgever moet tot 104 weken van arbeidsongeschiktheid het loon blijven doorbetalen.
• Het wettelijke minimum is 70% van het contractuele loon, berekend over loon tot het wettelijke maximum dagloon.
• Gedurende de eerste 52 weken mag het betaalde bedrag niet onder het toepasselijke wettelijke minimumloon komen. Die ondergrens is niet van toepassing in het tweede jaar.
• De meeste CAO's en veel contracten verhogen het eerste jaar naar 100%. Dit is contractueel, niet wettelijk.

De Wet verbetering poortwachter legt een voorgeschreven re-integratieproces op: een probleemanalyse door een bedrijfsarts, een schriftelijk plan van aanpak, periodieke evaluaties, tweede spoor re-integratie bij een andere werkgever waar terugkeer naar de oorspronkelijke functie niet haalbaar is, en een volledig re-integratiedossier.

Als het UWV bij de tweejarige beoordeling concludeert dat de re-integratie-inspanningen ontoereikend waren of het dossier onvolledig, kan het een loonsanctie opleggen, waarbij de loondoorbetaling met maximaal nog eens 52 weken wordt verlengd. Het opzegverbod wordt parallel verlengd. Tenzij het contract of de CAO anders bepaalt, is de verplichting gedurende dat derde jaar de wettelijke 70%.

Een tijdelijk contract dat afloopt tijdens ziekte, beëindigt de loondoorbetalingsverplichting op de einddatum; de werknemer komt dan in aanmerking voor een Ziektewetuitkering, wat van invloed kan zijn op het Whk-tarief van de werkgever. Voor Amerikaanse organisaties is het praktische punt dat de blootstelling niet twee jaar salaris is. Het is twee jaar salaris, plus een beheerd medisch en administratief proces, plus een voorwaardelijk derde jaar als dat proces slecht wordt uitgevoerd.

Tijdelijke contracten en de ketenregeling

Onder de huidige Ketenregeling mag een werkgever maximaal drie opeenvolgende tijdelijke contracten afsluiten binnen 36 maanden. Een vierde contract, of het overschrijden van 36 maanden in totaal, zet de arbeidsrelatie van rechtswege om in een vast contract. Een onderbreking van meer dan zes maanden tussen contracten start momenteel een nieuwe keten; een onderbreking van zes maanden of minder niet. Beperkte afwijking via CAO blijft mogelijk. Dit regime verandert op 1 januari 2028, zoals hieronder uiteengezet.

Proeftijden en opzeggingsregels

Proeftijden zijn strikt gereguleerd, moeten schriftelijk worden overeengekomen en moeten voor beide partijen identiek zijn:

Contract	Maximale proeftijd
Minder dan 6 maanden	Niet toegestaan
6 maanden tot minder dan 2 jaar	1 maand
2 jaar of meer (tijdelijk)	2 maanden
Onbepaalde tijd	2 maanden

Een ongeldig proeftijdbeding is nietig, wat betekent dat ontslag in de proeftijd helemaal niet mogelijk is.

Wanneer een arbeidsrelatie op initiatief van de werkgever eindigt, inclusief het niet verlengen van een tijdelijk contract en inclusief ontslag tijdens de proeftijd, heeft de werknemer in beginsel recht op een transitievergoeding die vanaf de eerste werkdag wordt opgebouwd. De standaardopbouw bedraagt één derde van een bruto maandsalaris per volledig dienstjaar, naar rato. De berekeningsbasis omvat vakantiebijslag en vaste componenten zoals een dertiende maand. Voor 2026 is de transitievergoeding gemaximeerd op €102.000, of één bruto jaarsalaris indien dit €102.000 overschrijdt.

Buiten de proeftijd vereist een eenzijdige opzegging hetzij toestemming van het UWV (wegens bedrijfseconomische redenen, of langdurige arbeidsongeschiktheid), hetzij een gerechtelijk bevel op grond van een van de wettelijke bepalingen. In de praktijk worden de meeste beëindigingen geregeld via een beëindigingsovereenkomst met wederzijds goedvinden, waarbij de bovengrens van de transitievergoeding niet van toepassing is en het onderhandelde bedrag vaak hoger is.

Niet-EU-talent aannemen: HSM-vergunningen en de 30%-regeling

Salariscriteria kennismigrant (2026)

Aanvragen voor een kennismigrantenvergunning die op of na 1 januari 2026 worden ingediend, moeten voldoen aan:

Categorie	Bruto maandsalaris
Kennismigrant / ICT, 30 jaar en ouder	€5.942
Kennismigrant / ICT, jonger dan 30 jaar	€4.357
Verlaagd criterium (recente afgestudeerden, na zoekjaar)	€3.122

Alle bedragen zijn exclusief de 8% vakantiebijslag, die niet meetelt voor de drempel. Het salaris moet vast zijn, contractueel overeengekomen, marktconform voor de functie, en maandelijks worden uitbetaald op een bankrekening op naam van de migrant. Bonussen, provisie, overwerk en vergoedingen in natura tellen niet mee. Het toepasselijke criterium is datgene dat van kracht is op de datum van aanvraag, of op de startdatum van een nieuwe arbeidsrelatie in geval van een werkgeverswissel. Verdere achtergrondinformatie is beschikbaar via business.gov.nl.

Sponsorschap: de werkgever moet de erkend referent zijn

Sinds 2013 kan alleen een werkgever met de status van erkend referent bij de IND een kennismigrantenvergunning aanvragen. Dit is een structureel punt dat vaak wordt vertroebeld in EOR-marketing, dus het is de moeite waard om duidelijk te stellen: sponsorschap kan niet worden losgekoppeld van het dienstverband. De entiteit die de erkend referent-status heeft, moet de entiteit zijn die de migrant in dienst heeft. Zij draagt de bijbehorende plichten om te informeren, te administreren en zorgvuldigheid te betrachten.

Bijgevolg, wanneer een kennismigrant via een intermediair wordt ingezet, is de intermediair zowel de juridische werkgever als de sponsor, en is de cliënt de inlener. Erkende referenten die personeels- of payrollintermediairs zijn, moeten bovendien beschikken over een SNA-registratie onder NEN 4400-1.

Twee verdere punten die een Amerikaanse koper in overweging moet nemen. De erkend referent-status kan rechtstreeks door uw eigen Nederlandse entiteit worden aangevraagd indien u die heeft; de verwerking kost tijd en brengt een eenmalige IND-leges met zich mee, maar het verwijdert de intermediair permanent uit de immigratieketen. En de overheid heeft de intentie aangekondigd om erkende referenten te beperken in het commercieel ter beschikking stellen van kennismigranten aan derden, met beperkte tijdelijke uitzonderingen. Dit is op de datum van dit artikel nog niet geïmplementeerd, maar het is een actuele beleidsrichting en heeft betrekking op de duurzaamheid van elke door een intermediair gesponsorde regeling. Neem dit mee in een meerjarenplan.

Bij ICS Payroll zijn wij transparant over welke entiteit welke rol vervult in een gegeven opdracht, en wij zullen u adviseren waar een directe erkend referent-status de betere langetermijnstructuur voor u is.

Verwerkingstijden HSM

Voor erkende referenten streeft de IND ernaar om aanvragen voor kennismigranten ruim binnen de wettelijke beslistermijn te behandelen, en eenvoudige complete aanvragen worden doorgaans binnen twee tot drie weken beslist. Houd rekening met extra tijd voor de MVV-afspraak bij de relevante Nederlandse ambassade, biometrie en gemeentelijke registratie bij aankomst. Onvolledige documentatie is de belangrijkste oorzaak van vertraging: paspoorten, diploma's, gelegaliseerde of geapostilleerde burgerlijke staat-documenten indien familieleden meeverhuizen, en een ondertekend contract dat voldoet aan de salarisnorm.

De 30%-regeling in 2026

De faciliteit heet nu formeel de expatregeling, hoewel "30%-regeling" de gangbare term blijft. Het stelt een werkgever in staat een deel van het salaris belastingvrij uit te betalen als compensatie voor extraterritoriale kosten. De voorwaarden voor 2026 zijn:

• Maximaal belastingvrij deel: 30%.
• Het belastbare salaris van de werknemer na de aftrek moet minimaal €48.013 bedragen.
• Verlaagde drempel van €36.497 voor werknemers onder de 30 jaar met een kwalificerend masterdiploma.
• Het voordeel is gemaximeerd met referentie naar de WNT-norm van €262.000 voor 2026. De overgangsregeling die begunstigden van vóór 2023 van deze cap vrijwaarde, is op 1 januari 2026 verlopen; getroffen werknemers moeten hierover worden geïnformeerd voordat het op een loonstrook verschijnt.
• Maximale duur vijf jaar, verminderd met eerdere perioden van verblijf of werk in Nederland.
• De werknemer moet gedurende ten minste 16 van de 24 maanden voorafgaand aan de eerste werkdag meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens hebben gewoond.

Werkgever en werknemer dienen gezamenlijk de aanvraag in. Indien de aanvraag binnen vier maanden na de startdatum wordt ingediend, is de regeling met terugwerkende kracht vanaf dag één van toepassing. Indien later ingediend, is deze van toepassing vanaf de eerste dag van de maand volgend op de maand van aanvraag. Werkgevers moeten jaarlijks, in de eerste loonperiode, kiezen tussen het vaste percentage en de vergoeding van werkelijke extraterritoriale kosten. De status van gedeeltelijke buitenlandse belastingplichtige die voorheen beschikbaar was voor regelinghouders, is per 2025 afgeschaft.

Het IND-salariscriterium en de belastingdrempel worden afzonderlijk en door verschillende autoriteiten beoordeeld. Het voldoen aan de ene stelt de andere niet vast.

Wijzigingen vanaf 1 januari 2027: voor regelingen die vanaf 1 januari 2025 voor het eerst zijn aangevraagd, daalt het belastingvrije percentage van 30% naar 27%, en stijgen de salarisnormen naar respectievelijk ongeveer €50.436 en €38.388, onder voorbehoud van jaarlijkse indexatie. Werknemers wiens regeling reeds in de laatste loonperiode van 2023 was toegepast, behouden de 30% en de bestaande normen voor de rest van hun termijn. Als u een aanstelling budgetteert die eind 2026 begint, modelleer dan de positie van 2027, niet die van 2026. Het gesprek over het nettosalaris met de kandidaat is materieel anders.

Wat verandert er in 2027 en 2028

Twee wetswijzigingen hervormen het kader dat dit artikel beschrijft. Beide zijn reeds aangenomen. Elke EOR- of personeelsbeslissing die nu wordt genomen, moet hieraan getoetst worden.

Wtta: toelatingseis voor arbeidspartijen

De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeid (Wtta) treedt in werking op 1 januari 2027, met handhaving door de Nederlandse Arbeidsinspectie vanaf 1 januari 2028.

• Deze wet is van toepassing op vrijwel alle vormen van terbeschikkingstelling van arbeid aan derden, inclusief uitzendarbeid, detachering, payroll en EOR-regelingen, en doorlevering.
• Leveranciers moeten een formele toelating hebben van de nieuwe toelatingsautoriteit. Vereisten omvatten een certificaat van goed gedrag, een financiële waarborg en aangetoonde naleving van de toepasselijke wetgeving, met periodieke herverificatie.
• Klanten worden direct beïnvloed. Inleners mogen alleen gebruikmaken van toegelaten leveranciers en worden geacht de status in het openbare register te controleren. Het gebruik van een niet-toegelaten leverancier is op zichzelf sanctioneerbaar.
• Bestaande leveranciers die gebruik willen maken van de overgangsregeling, moeten zich registreren tussen 1 november 2026 en 1 januari 2027.

Praktische implicatie voor een Amerikaanse koper: wanneer u in 2026 een Nederlandse EOR selecteert, vraag dan schriftelijk of de provider zich zal registreren binnen de overgangstermijn, of deze SNA-gecertificeerd is, en wat er met uw contracten gebeurt als de toelating wordt geweigerd. Dit behoort nu al tot uw due diligence van de provider.

Wet meer zekerheid flexwerkers

Aangenomen door de Eerste Kamer op 7 juli 2026, met gefaseerde inwerkingtreding. Vanaf 31 december 2026 gelden gelijke arbeidsvoorwaarden voor uitzendkrachten. Dit verstrakt en breidt het reeds van toepassing zijnde gelijkheidsbeginsel voor payrollwerknemers uit, en verhoogt de openbaarmakingsplicht voor inleners.

Vanaf 1 januari 2028 (beoogde datum):

• De onderbrekingsperiode van de ketenregeling stijgt van zes maanden naar 36 maanden, waardoor 'revolving-door'-arrangementen worden beëindigd. Het maximum van drie tijdelijke contracten blijft bestaan. Kortere periodes blijven behouden voor school- en universiteitsstudenten die beperkte uren werken, en voor echt seizoenswerk.
• De ruimte voor CAO-afwijking van de ketenregeling wordt grotendeels weggenomen.
• Nulurencontracten en huidige min-maxcontracten worden afgeschaft en vervangen door een bandbreedtecontract, waarbij het maximum niet meer dan 130% van het overeengekomen minimum mag bedragen.
• Het fasensysteem voor uitzendarbeid wordt verkort: fase A van 78 naar 52 weken, fase B van zes contracten in vier jaar naar zes contracten in twee jaar.

Bestaande contracten blijven over het algemeen onderworpen aan de huidige wetgeving totdat ze aflopen, met een uitzondering voor oproepcontracten. Als uw Nederlandse aanwervingsplan opeenvolgende tijdelijke contracten, seizoenspatronen of variabele uren omvat, zal het model dat in 2026 werkt, in 2028 niet meer werken. Ontwerp voor de eindtoestand.

Samenwerken met ICSPayroll

ICSPayroll is de Employer of Record en Nederlandse payrollservice van ICS Staffing & Payroll B.V., een dochteronderneming van Intercompany Solutions. Wij fungeren als de juridische werkgever onder Nederlands recht: arbeidsovereenkomsten, loonheffing en sociale zekerheidsaangiften, vakantiebijslag, pensioen, ziekteverzuim- en re-integratiemanagement, en CAO-naleving.

U ontvangt één maandelijkse factuur voor brutolonen, werkgeversbijdragen sociale zekerheid, pensioenpremies waar Artikel 8a Waadi dit vereist, verplichte verzekeringen en onze honorarium. Een Nederlandse bankrekening of een lokale financiële functie is niet nodig.

Wij zullen u ook vertellen wanneer een EOR niet de juiste oplossing is. Als u een commerciële 'closer' aanneemt, als u meer dan tien Nederlandse werknemers in dienst neemt, of als uw immigratievereisten wijzen op het verkrijgen van een eigen erkend-referentstatus, zullen wij u dit meedelen.

Het ICSPayroll Onboarding Proces

Stap 1, offerte. U levert het aantal medewerkers, functies, salarisniveaus en beoogde startdata aan. Wij sturen u binnen één werkdag een volledige kostenuitsplitsing, inclusief de pensioenpositie volgens Artikel 8a.

Stap 2, documentatie. Wij stellen de dienstverleningsovereenkomst en Nederlandse arbeidsovereenkomsten op, getoetst aan de toepasselijke arbeidsvoorwaarden en de toepasselijke CAO, indien van toepassing.

Stap 3, activering. Zodra de dienstverleningsovereenkomst is ondertekend en de documentatie van de werknemer compleet is, wordt de onboarding van een Nederlandse ingezetene doorgaans binnen vijf tot tien werkdagen afgerond. Niet-EU-werknemers volgen het hierboven uiteengezette immigratietijdschema, dat langer is en wordt bepaald door de IND en consulaire planning in plaats van door ons.

Deskundige Begeleiding van Joost Hubregtse

Elke opdracht wordt begeleid door Joost Hubregtse, Directeur van ICS Staffing & Payroll B.V., met twintig jaar leidinggevende ervaring in Nederlandse payroll en internationale arbeidsbetrekkingen. Contracten, sponsorstructuren en Artikel 8a-benchmarking worden door arbeidsrechtjurist Zishan Hussain beoordeeld op juridische juistheid. Waar het compliant antwoord niet het commercieel gunstige antwoord is, zeggen wij dit voordat u tekent, niet achteraf.

Uw Nederlandse Personeelsbestand Verzekeren voor 2026 en Verder

Aannemen in Nederland in 2026 is een beheersbare oefening als u de reële verplichtingen correct inschat: Artikel 8a gelijke behandeling en pensioen, 104 weken ziekteverlof met een gedocumenteerd re-integratieproces, een transitievergoeding die vanaf dag één opbouwt, en een immigratieketen waarin de sponsor de werkgever moet zijn. De doorslaggevende variabele is timing. Het Wtta-toelatingsregime en de flexwerk-hervormingen betekenen dat de regeling die u in 2026 tekent, in 2028 nog steeds legaal moet zijn. Vraag een offerte aan en wij zullen beide jaren voor u modelleren.

Veelgestelde Vragen

Kan een Amerikaans bedrijf in Nederland personeel aannemen zonder een lokale entiteit?

Ja, en op meer dan één manier. Een Amerikaans bedrijf kan zich rechtstreeks registreren bij de Nederlandse belastingdienst als vrijwillige inhoudingsplichtige, een Nederlandse payrolladministratie opzetten en zelf personeel in dienst nemen. Als alternatief kan het een Employer of Record inschakelen, die de juridische werkgever wordt en de arbeidsrechtelijke verplichtingen op zich neemt. De eerste route behoudt controle en kostenefficiëntie, maar vereist lokale capaciteit; de tweede draagt de last over. Geen van beide vereist het oprichten van een BV.

Beschermt een Employer of Record ons tegen een vaste inrichting?

Niet op zichzelf. Een vaste inrichting hangt af van de activiteiten die in Nederland worden uitgevoerd, of het bedrijf een vaste bedrijfsinrichting tot zijn beschikking heeft, of een persoon hier die gewoonlijk contracten afsluit of de hoofdrol speelt bij het tot stand brengen daarvan namens het bedrijf. Een ondersteunende of technische functie zonder contracteringsbevoegdheid is laag risico. Een verkoopfunctie met onderhandelingsbevoegdheid creëert blootstelling, ongeacht wie de persoon in dienst heeft. Dit moet per functie worden beoordeeld.

Wat is het minimumsalaris voor de 30%-regeling in 2026?

Het belastbare salaris na aftrek moet minimaal €48.013 bedragen, of €36.497 voor werknemers onder de 30 met een kwalificerend masterdiploma. Het voordeel is gemaximeerd tot de WNT-norm van 2026 van €262.000. Vanaf 1 januari 2027 daalt het percentage naar 27% en stijgen de normen naar respectievelijk ongeveer €50.436 en €38.388 voor regelingen die voor het eerst vanaf 2025 zijn toegepast.

Wat is de verplichte vakantiebijslag?

Minimaal 8% van het bruto jaarsalaris, te betalen als een eenmalig bedrag, gewoonlijk in mei, of in maandelijkse termijnen indien overeengekomen in het contract. Het wettelijke recht wordt berekend tot driemaal het minimumloon, ongeveer €93.000 in 2026; boven dat niveau kan schriftelijk een lagere of helemaal geen toeslag worden overeengekomen.

Zijn Amerikaanse bedrijven verantwoordelijk voor Nederlands ziektegeld?

Indien de werknemer werkzaam is onder Nederlands recht, ja. De werkgever betaalt minimaal 70% van het loon gedurende maximaal 104 weken, met een wettelijk minimumloongrens gedurende de eerste 52 weken. De Wet verbetering poortwachter verplicht een gedocumenteerd re-integratieproces, en inadequate re-integratie kan ertoe leiden dat het UWV de verplichting met maximaal nog eens 52 weken verlengt. Onder een EOR-regeling ligt deze aansprakelijkheid bij de EOR als juridische werkgever en is deze opgenomen in de prijs van de dienstverlening en de verzekeringsdekking.

Wat is het maximumbedrag voor de transitievergoeding in 2026?

€102.000, of één bruto jaarsalaris indien dat hoger is. Het bouwt op vanaf de eerste werkdag, tegen een derde van een maandsalaris per volledig dienstjaar, en is verschuldigd wanneer het contract eindigt op initiatief van de werkgever, inclusief het niet verlengen van een tijdelijk contract. Indien partijen schikken middels een beëindigingsovereenkomst, is het wettelijke maximumbedrag niet van toepassing en wordt het bedrag onderhandeld.

Kan een EOR een kennismigrant sponsoren?

Alleen als de EOR zelf de status van erkend referent bij de IND bezit en de werkgever is. Sponsoring en werkgeverschap kunnen niet gescheiden worden: de erkend referent moet de juridische werkgever zijn en draagt de wettelijke plichten om te informeren, te administreren en zorgvuldigheid te betrachten. Bedrijven die personeel leveren en salarisadministrateurs die de status van erkend referent willen verkrijgen, moeten ook SNA-registratie onder NEN 4400-1 bezitten. Indien wij niet de referent zijn voor een bepaalde opdracht, is de sponsorende entiteit de werkgever en zullen wij deze expliciet vermelden in de dienstverleningsovereenkomst.

Hoeveel tijdelijke contracten mag ik aanbieden?

Momenteel maximaal drie opeenvolgende tijdelijke contracten binnen 36 maanden. Een vierde contract, of het overschrijden van 36 maanden, zet de arbeidsrelatie van rechtswege om in een vast contract. Een onderbreking van zes maanden of minder reset de telling niet. Vanaf 1 januari 2028 zal de onderbrekingsperiode naar verwachting stijgen naar 36 maanden en wordt de ruimte voor CAO-afwijking grotendeels weggenomen, dus meerjarige contractstrategieën moeten worden ontworpen volgens de nieuwe regels in plaats van de huidige.

Moeten wij controleren of onze dienstverlener een vergunning heeft?

Vanaf 1 januari 2027, ja. Onder de Wtta moeten bedrijven die arbeidskrachten leveren, inclusief payroll- en EOR-providers, een formele toelating hebben, en inleners mogen alleen gebruikmaken van toegelaten leveranciers. De handhaving begint op 1 januari 2028, en zowel inleners als leveranciers kunnen worden beboet. Vraag elke potentiële leverancier nu al of deze zich zal registreren in de overgangsperiode die op 1 november 2026 opent.

Bronnen en verwijzingen

Elke regel en elk bedrag hierboven is te herleiden tot de bronnen hieronder: de exacte wetsartikelen, de pagina van de toezichthouder waarop de bedragen staan, de statistische datasets en de concrete uitspraken die het punt beslechten. Controleer altijd de actuele tekst voor uw eigen situatie.

• Artikel 7:610 BW, definitie van de arbeidsovereenkomst
• Artikel 7 WML, aanspraak op het wettelijk minimumloon
• Artikel 3 Wet Vpb 1969, buitenlandse belastingplicht bij een Nederlandse vaste inrichting
• KVK, inschrijving en eisen per rechtsvorm
• Belastingdienst, aanmelden als werkgever en het loonheffingennummer
• IND, vereiste bruto maandsalarissen 2026 per verblijfsdoel
• CBS, Beloning van werknemers en werkgelegenheid naar bedrijfstak (nationale rekeningen, dataset 84165ENG)
• Eurostat, arbeidskosten per uur per NACE-bedrijfstak (dataset lc_lci_lev), voor internationale vergelijking
• Hoge Raad 24 maart 2023, ECLI:NL:HR:2023:443 (Deliveroo): de maatstaf voor kwalificatie als arbeidsovereenkomst onder art. 7:610 BW
• Hoge Raad 6 juni 2025, ECLI:NL:HR:2025:850: winsttoerekening en vaste inrichting onder art. 7 en 23 van het belastingverdrag Nederland-Belgie