Come ottenere un BSN come dipendente straniero

Un datore di lavoro olandese non può richiedere un BSN per conto di un dipendente. Tuttavia, un lavoratore straniero residente all'estero che lavorerà per un datore di lavoro olandese può presentare domanda tramite l'amministrazione fiscale olandese (Belastingdienst), che gestisce la registrazione RNI. La procedura corretta dipende dalla durata prevista del soggiorno: per meno di quattro mesi si ricorre alla registrazione RNI, mentre per un soggiorno più lungo è necessaria l'iscrizione anagrafica comunale. Un BSN già assegnato rimane valido anche dopo aver lasciato i Paesi Bassi.

È consigliabile organizzarsi prima del primo giorno di lavoro, soprattutto perché l'impostazione della gestione delle paghe richiede dati precisi. Questa guida spiega come fare domanda dall'estero o di persona, scegliere la modalità di registrazione appropriata e verificare se si è già in possesso di un BSN.

A cura di Joost Hubregtse, Payroll Director.

Joost Hubregtse è Payroll Director presso ICSPayroll, la divisione specializzata in buste paga olandesi ed EOR di Intercompany Solutions. Specialista di lungo corso nell'amministrazione delle paghe ed ex Head of Payroll, supervisiona gli adempimenti relativi all'imposta sui salari (loonheffing), le richieste per l'applicazione del regime del 30% e la conformità giuslavoristica per i datori di lavoro internazionali.

Revisionato da Joost Hubregtse, Payroll Director, il 27 ottobre 2026.

Come posso ottenere il codice fiscale olandese (BSN) se vivo all'estero?

Scegli la modalità di registrazione in base al luogo in cui vivi e alla durata prevista del tuo soggiorno nei Paesi Bassi. Per un soggiorno breve, i candidati idonei possono registrarsi tramite il registro dei non residenti [Registratie Niet-Ingezetenen - RNI].

1. Prepara i documenti necessari per la registrazione

   Tieni a portata di mano un passaporto o una carta d'identità in corso di validità prima di organizzare la registrazione. La registrazione RNI avviene di persona, quindi porta il documento originale per la verifica dell'identità. Assicurati che il tuo nome e la data di nascita corrispondano esattamente ai dati forniti. Una scansione non può sostituire il documento originale utilizzato per accertare l'identità durante l'appuntamento.

   Se risiedi fuori dai Paesi Bassi e soggiorni nel Paese per meno di 4 mesi, puoi registrarti presso uno sportello RNI e ricevere un BSN, in base a quanto indicato da NederlandWereldwijd. L'RNI ti registra come non residente. Questo percorso è indicato se mantieni la tua residenza all'estero lavorando temporaneamente per un datore di lavoro olandese.

2. Prenota un appuntamento presso il comune o uno sportello RNI

   Per un soggiorno breve, fissa un appuntamento presso uno sportello RNI. Nei Paesi Bassi sono presenti 19 sportelli RNI e la registrazione avviene di persona. Segui le istruzioni di prenotazione dello sportello prescelto e porta con te il documento d'identità. Se intendi risiedere nei Paesi Bassi per quattro mesi o più, contatta invece il comune di residenza per l'iscrizione anagrafica come residente.

   Per un soggiorno più lungo, utilizza la procedura di prenotazione del comune di riferimento, poiché le modalità variano a livello locale. Un datore di lavoro può accompagnare un gruppo di dipendenti a un ufficio RNI, ma l'appuntamento deve comunque essere programmato individualmente. Un datore di lavoro olandese non può richiedere il BSN per tuo conto; pertanto, devi completare la registrazione autonomamente.

   Se non fornisci un BSN, il datore di lavoro non potrà inserire il codice nell'anagrafica paghe. Informa l'ufficio gestione delle paghe se la registrazione è in corso e comunica il codice appena lo ricevi. La Belastingdienst applica regole specifiche per i ritardi documentati e non imputabili alle parti.

3. Calcola i tempi per ricevere il BSN e verifica eventuali costi

   Presentati all'appuntamento RNI con il tuo documento d'identità. Riceverai il tuo BSN immediatamente dopo aver completato la registrazione presso lo sportello RNI nei Paesi Bassi. L'iscrizione all'RNI è gratuita. Gli appuntamenti comunali possono richiedere alcune settimane di attesa, quindi provvedi tempestivamente all'iscrizione anagrafica come residente se prevedi di fermarti più a lungo.

   Conserva il codice per qualsiasi futuro rapporto di lavoro nei Paesi Bassi. Lasciare il Paese non comporta la necessità di richiedere un nuovo BSN in caso di rientro. Se i tuoi piani di residenza cambiano, contatta il comune di competenza per aggiornare i tuoi dati anagrafici. Per informazioni generali sull'iscrizione anagrafica, consulta il sito del governo olandese.

Requisiti per l'identificazione di persona e l'indirizzo di residenza

Prepara il documento d'identità e i dati relativi all'indirizzo prima di procedere alla registrazione. Le informazioni necessarie variano a seconda che tu ti registri come residente o tramite la procedura per non residenti.

1. Porta un documento d'identità valido all'appuntamento. La registrazione RNI avviene di persona per consentire al personale di verificare l'identità. Porta il passaporto o la carta d'identità in corso di validità ed esibisci l'originale, non una scansione. La sola patente di guida olandese non è considerata una prova d'identità sufficiente ai fini dell'assunzione ai sensi della legge sull'obbligo di identificazione [Wet op de identificatieplicht]. Verifica che il nome e la data di nascita corrispondano ai dati forniti all'ufficio anagrafe.

   I controlli di identità si applicano alla persona che viene registrata. I minori di 16 anni devono essere accompagnati da un genitore o tutore, che deve esibire il documento del minore e un certificato attestante la filiazione o potestà genitoriale. I ragazzi dai 16 anni in su possono registrarsi autonomamente presso uno sportello RNI. Un documento corretto consente al personale di collegare la registrazione al fascicolo anagrafico corretto.

2. Utilizza un indirizzo che rifletta la tua effettiva dimora. Se vivi nei Paesi Bassi, registrati presso il comune in cui risiedi, affinché i tuoi dati siano inseriti nell'anagrafe della popolazione [Basisregistratie Personen - BRP]. Fornisci l'indirizzo di residenza attuale e segui le istruzioni comunali per la registrazione. Con la registrazione RNI vieni iscritto come non residente, per cui la procedura differisce rispetto a chi risiede a un indirizzo olandese.

   La tua sistemazione alloggiativa può influire sui dati di indirizzo da fornire. Se soggiorni temporaneamente, verifica dove vivrai effettivamente prima di individuare il comune competente per la registrazione. Non indicare l'indirizzo del datore di lavoro o un indirizzo futuro al posto del domicilio effettivo. La registrazione deve rispecchiare la tua reale situazione abitativa, non semplicemente la sede di lavoro.

3. Verifica se il tuo status di soggiorno richiede documenti aggiuntivi. I cittadini non UE che si registrano per un soggiorno pari o superiore a quattro mesi devono possedere un permesso di soggiorno valido. Il BSN è un codice amministrativo: non conferisce il diritto di lavorare né sostituisce i documenti di immigrazione. Tieni separati il documento d'identità e il permesso di soggiorno, poiché assolvono a funzioni distinte nella procedura di registrazione.

   Segui le istruzioni relative ai documenti fornite dal comune o dallo sportello RNI per il tuo appuntamento. L'ufficio registra la tua identità di persona, mentre la procedura scelta stabilisce se verrai iscritto come residente o non residente. Prenotare presso l'ufficio sbagliato può lasciare irrisolta la registrazione dell'indirizzo o dello status di soggiorno.

4. Tieni separato il tuo BSN dagli altri dati personali e aziendali. I liberi professionisti potrebbero dover comunicare il proprio BSN a un committente tenuto ad applicare le ritenute fiscali sulle retribuzioni, qualora emettano fattura senza partita IVA o non emettano fattura. Se fatturano con partita IVA, o se il committente non è tenuto alle ritenute alla fonte, non sono obbligati a trasmetterlo. Il codice IBAN o bancario è distinto dal BSN: non scambiare mai l'uno con l'altro.

   Per i dipendenti stranieri, il BSN è necessario per la gestione delle paghe, ma non sostituisce la verifica dell'identità o i registri di soggiorno. Custodisci il codice in modo sicuro e comunicalo esclusivamente per le dovute finalità amministrative. Fornire dati anagrafici e di indirizzo accurati assicura la coerenza delle informazioni presso la pubblica amministrazione olandese.

Ottenere un BSN tramite l'amministrazione fiscale se si è assunti da un datore di lavoro olandese

Potrebbe essere necessario completare la procedura di registrazione personalmente per ottenere il BSN. Se risiedi all'estero e lavorerai per un datore di lavoro olandese, puoi presentare richiesta tramite la Belastingdienst, che gestisce la registrazione RNI.

1. Richiedere un BSN nei Paesi Bassi

   Inizia definendo dove alloggerai e per quanto tempo prevedi di fermarti. Se vivi all'estero e soggiornerai nei Paesi Bassi per meno di quattro mesi, richiedi la registrazione RNI tramite l'amministrazione fiscale. Se intendi risiedere nei Paesi Bassi per un periodo più lungo, registrati come residente presso il tuo comune nella BRP. La tipologia di registrazione determina in che modo le autorità registreranno la tua residenza.

   Completa la domanda in prima persona. Il datore di lavoro olandese non può registrarti né richiedere il codice personale al tuo posto. Prepara il passaporto o la carta d'identità in corso di validità e utilizza dati anagrafici coerenti tra la domanda e i documenti di assunzione. La registrazione RNI comporta una verifica dell'identità di persona: pianifica pertanto la presenza fisica all'appuntamento.

   Comunica al datore di lavoro quale procedura stai seguendo e se sei già in possesso di un BSN. L'azienda potrebbe aver bisogno del codice per la gestione della busta paga, ma devi completare la registrazione autonomamente. Se non hai la certezza di essere iscritto all'RNI o alla BRP, chiarisci la tua posizione anagrafica prima di inviare un'altra richiesta.

   Il permesso di soggiorno e il BSN hanno finalità diverse. Il BSN è un identificativo amministrativo, mentre il permesso di soggiorno riguarda il diritto di risiedere nel territorio. Non considerare la richiesta del codice personale come una domanda di permesso di soggiorno o come una prova del diritto a lavorare.

2. Confermare la data di inizio del lavoro

   Concorda la data di inizio con il tuo datore di lavoro olandese, tenendo distinta la questione del BSN dall'autorizzazione al lavoro. Il BSN non certifica il diritto di lavorare nei Paesi Bassi: questo dipende esclusivamente dai documenti e dallo status di immigrazione, non dal rilascio di un codice fiscale personale.

   L'assenza temporanea del BSN non preclude automaticamente l'inizio dell'attività lavorativa. L'amministrazione fiscale prevede regole specifiche per le fattispecie in cui il codice non è ancora disponibile, inclusi i ritardi documentati indipendenti dalla volontà delle parti. Conserva le prove dei passaggi svolti (conferme di appuntamenti o comunicazioni) e informa tempestivamente l'ufficio paghe in caso di ritardi.

   Chiedi al datore di lavoro di annotare il motivo del ritardo e di gestire la busta paga in conformità alle norme della Belastingdienst. Non inventare un numero né utilizzare il codice di un'altra persona. Non appena il BSN viene rilasciato, comunicalo all'ufficio paghe per aggiornare l'anagrafica aziendale.

   Se decidi di trasferirti definitivamente dall'estero ai Paesi Bassi, segui la procedura di registrazione idonea al tuo soggiorno. Per un soggiorno prolungato, contatta il comune per l'iscrizione alla BRP; per un soggiorno breve, segui l'iter RNI. Mantieni informato il datore di lavoro man mano che i tuoi dati anagrafici vengono aggiornati.

Come trovare un BSN già esistente

Prima di avviare una nuova registrazione, verifica nei tuoi documenti olandesi se ti è già stato assegnato un codice personale. Il BSN rimane associato a te anche dopo aver lasciato i Paesi Bassi.

1. Controlla i documenti olandesi già in tuo possesso. Verifica lettere ufficiali, buste paga, certificazioni uniche dei redditi (jaaropgaaf) e documenti dell'assicurazione sanitaria. Il codice è composto da nove cifre, per cui non confonderlo con numeri di documento, polizze o numeri di conto corrente. Il passaporto rilasciato da un altro Paese non riporta automaticamente il BSN olandese.

   Se hai già lavorato nei Paesi Bassi in passato, riesamina la documentazione di quel rapporto di lavoro e le comunicazioni relative alle buste paga. Il vecchio codice SOFI (sofinummer) è stato sostituito dal BSN nel 2007 e, per la maggior parte delle persone, è rimasto invariato. Una vecchia busta paga olandese potrebbe quindi contenere esattamente il codice identificativo di cui hai bisogno oggi.

2. Esamina attentamente i documenti d'identità olandesi. Sulle carte d'identità olandesi rilasciate a partire dal 2014, il BSN è indicato sul retro come numero personale. Sul passaporto olandese, controlla il campo 1 sul retro della pagina con i dati del titolare, dove il codice compare sotto la dicitura «burgerservicenummer / personal number». Non confondere il numero del documento con il BSN, poiché il primo identifica soltanto il documento stesso.

   Anche la patente di guida olandese riporta il BSN sul retro, al punto 13. Leggi il numero prima della barra, non il numero di patente successivo. Il controllo di questi documenti rappresenta una prima verifica pratica per chiunque sia già stato registrato nei Paesi Bassi.

3. Accedi a MijnOverheid se disponi delle credenziali. Effettua l'accesso tramite un metodo di autenticazione riconosciuto e consulta i tuoi dati personali. Il portale MijnOverheid potrebbe mostrare il tuo BSN, permettendoti di recuperarlo in mancanza di documenti cartacei. Utilizza il tuo account personale e mantieni riservato il codice durante la consultazione.

   Se non riesci ad accedere, controlla i documenti ufficiali o le buste paga precedenti. La creazione di un nuovo account o la stipula di un nuovo contratto di lavoro non generano automaticamente un nuovo BSN. Il codice appartiene alla persona, non a un datore di lavoro, a un comune o a uno specifico periodo di residenza.

4. Comunica il codice trovato al referente per le buste paga. Una volta individuato il codice, confronta le cifre tra i vari documenti prima di trasmetterlo. Fornisci il BSN direttamente al datore di lavoro o al responsabile della gestione paghe. Non inviarlo a terzi non autorizzati e non utilizzare il numero di passaporto in sostituzione del BSN.

   Se non riesci a reperire il codice nei documenti a tua disposizione, non presentare domanda per un secondo BSN. Contatta il comune presso cui eri registrato o l'amministrazione competente per recuperare i tuoi dati storici. Lasciare i Paesi Bassi non comporta la necessità di un codice diverso al rientro: si utilizza sempre lo stesso numero personale.

Come può un dipendente straniero richiedere un BSN nei Paesi Bassi?

Scegli la modalità di registrazione in base alla durata prevista della tua permanenza nei Paesi Bassi. La procedura per ottenere il BSN per i lavoratori stranieri inizia stabilendo se ci si debba registrare come residenti o come non residenti.

1. Stabilisci se intendi vivere nei Paesi Bassi per più di quattro mesi. Questo passaggio determina se registrarsi nella BRP o seguire il canale per non residenti. Se intendi soggiornare più a lungo, contatta il comune in cui vivrai. Il comune provvederà a registrare il tuo indirizzo di residenza nella BRP.

   Basa la scelta sulla durata effettiva del tuo soggiorno, non solo su quella del contratto di lavoro. Ad esempio, se hai un contratto a lungo termine ma prevedi una permanenza iniziale breve, chiarisci i tuoi progetti di residenza effettivi prima di procedere. Qualora i piani dovessero cambiare, aggiorna la registrazione di conseguenza.

2. Prenota tempestivamente l'appuntamento presso il comune. I lavoratori stranieri alla loro prima iscrizione anagrafica comunale devono fissare un appuntamento entro cinque giorni dall'arrivo. Utilizza il sistema di prenotazione del comune e seleziona l'iscrizione per residenti. Ogni comune gestisce gli appuntamenti in autonomia; segui pertanto le istruzioni del luogo in cui alloggerai.

La disponibilità delle date può incidere sulle tempistiche. In alcuni casi, possono essere necessarie alcune settimane per ottenere un appuntamento anagrafico. Prenota non appena i tuoi piani di alloggio sono definiti e conserva la conferma. L'obbligo di fissare l'appuntamento entro cinque giorni si riferisce all'atto della prenotazione, non al fatto che l'appuntamento stesso debba svolgersi entro tale termine.

3. Presentati all'appuntamento e completa l'iscrizione nella BRP. Porta i documenti d'identità richiesti dal comune e fornisci dati anagrafici e di residenza accurati. Il comune inserirà le informazioni nella BRP. Chiunque si registri come residente nella BRP riceve automaticamente un BSN, se non ne possiede già uno.

   Controlla attentamente i dati anagrafici registrati, in particolare il nome e l'indirizzo di residenza. Questi dati collegano la tua identità alla tua anagrafica di residenza olandese. In caso di trasloco o variazione della situazione personale, contatta il comune competente per aggiornare la posizione senza richiedere un nuovo BSN.

4. Conserva il BSN per la busta paga e gli adempimenti futuri. L'iscrizione anagrafica comunale per l'ottenimento del BSN è gratuita. Una volta ottenuto il codice, comunicalo al datore di lavoro per la gestione delle paghe e conserva i documenti di registrazione. Il BSN rimane tuo anche in caso di futuro rimpatrio o trasferimento all'estero.

   Se intendi soggiornare per meno di quattro mesi, utilizza la procedura RNI anziché registrarti come residente nella BRP. Un soggiorno breve non segue lo stesso iter dell'iscrizione anagrafica ordinaria. Se successivamente decidi di prolungare la permanenza, contatta il comune di residenza per aggiornare la tua posizione. Mantenere corretti i dati di residenza è il primo passo nella procedura di rilascio del BSN per i dipendenti stranieri.

ICSPayroll: Employer of Record (EOR)

ICSPayroll supporta i datori di lavoro nella gestione del personale e delle paghe olandesi a seguito della registrazione del BSN. Se la tua azienda assume nei Paesi Bassi senza una propria entità legale locale, il nostro servizio di Employer of Record (EOR) offre una soluzione contrattuale conforme nel Paese. I dipendenti devono comunque completare personalmente la procedura di registrazione del BSN.

Per le aziende che dispongono già di una presenza societaria nei Paesi Bassi, i nostri servizi di gestione delle paghe olandesi garantiscono la conformità e l'elaborazione dei cedolini. I lavoratori internazionali che soddisfano i requisiti per il regime del 30% [30%-regeling] possono ricevere assistenza anche per la relativa domanda. Questi servizi riguardano l'amministrazione del rapporto di lavoro e non sostituiscono l'appuntamento personale di registrazione del dipendente.

Per informazioni sul supporto all'assunzione o sulla gestione delle paghe nei Paesi Bassi, contatta ICSPayroll.

Pianifica i passaggi successivi per l'assunzione nei Paesi Bassi

Una volta avviata la registrazione anagrafica personale, coordina le restanti attività di inserimento (onboarding) con la data di inizio concordata. Assicurati che i documenti d'identità e i dati di residenza siano coerenti, aggiorna il datore di lavoro sullo stato della richiesta del BSN e trasmetti il codice al canale paghe designato non appena disponibile. Ciò fornisce a entrambe le parti un riferimento certo per completare la gestione del rapporto di lavoro.

L'ottenimento del codice BSN per i dipendenti stranieri è solo una parte dell'iter di inserimento lavorativo nei Paesi Bassi. Le aziende che assumono a livello internazionale necessitano di un approccio strutturato all'amministrazione del lavoro e delle paghe. Definisci con chiarezza i ruoli, le informazioni richieste al dipendente e le modalità di trasmissione all'ufficio buste paga. Assegnare chiare responsabilità previene ritardi complessivi nell'onboarding causati da dubbi sulla registrazione.

Per un supporto specialistico nella gestione dei contratti di lavoro olandesi, scopri in che modo ICSPayroll può affiancare i tuoi piani di assunzione nei Paesi Bassi. Una pianificazione accurata consente di procedere con la massima trasparenza e conformità.

Domande frequenti

Come funziona?

La registrazione associa le tue informazioni anagrafiche agli archivi della pubblica amministrazione olandese e assegna un codice identificativo personale, qualora tu non ne sia già in possesso. Il BSN non è un DigiD: il DigiD è un sistema di autenticazione digitale utilizzato per accedere ai servizi pubblici online. Il BSN non costituisce inoltre una prova di autorizzazione al lavoro. Va considerato come un codice amministrativo, distinto dalle credenziali di accesso o dai numeri dei documenti d'identità.

Dove posso ottenere un BSN?

Il BSN viene rilasciato a seguito della registrazione nei Paesi Bassi, come residente o come non residente. Se hai già lavorato o vissuto nel Paese in passato, controlla i tuoi documenti olandesi pregressi prima di avviare una nuova pratica. Il BSN rimane invariato anche dopo aver lasciato i Paesi Bassi; pertanto, in caso di rientro, non serve un nuovo codice.

Quali documenti sono necessari per ottenere un BSN come dipendente straniero?

È necessario presentare un passaporto o una carta d'identità in corso di validità per accertare l'identità al momento della registrazione. Assicurati che i dati forniti corrispondano perfettamente al documento, compresa l'esatta grafia del nome. In caso di registrazione di un minore di 16 anni, il genitore o tutore accompagnatore deve esibire anche un documento che attesti la filiazione o potestà. Tieni a disposizione il documento utilizzato per la registrazione qualora il datore di lavoro debba verificare l'identità per i registri del personale.

Dove devono registrarsi i dipendenti stranieri per ottenere un BSN: comune o sportello RNI?

La procedura dipende dalla scelta di risiedere stabilmente nei Paesi Bassi o di mantenere la residenza all'estero. Il comune si occupa dell'iscrizione anagrafica dei residenti, mentre lo sportello RNI gestisce i non residenti. Per gli appuntamenti RNI, i requisiti di cittadinanza possono limitare gli sportelli accessibili: i cittadini non UE, non SEE e non svizzeri hanno una scelta ristretta di sedi. Verifica le modalità di prenotazione dello sportello competente prima di organizzare il viaggio.

Come ottengono il BSN i dipendenti che soggiornano nei Paesi Bassi per meno di quattro mesi?

Si registrano come non residenti tramite l'RNI. Come indicato da NederlandWereldwijd, chi risiede all'estero e soggiorna nei Paesi Bassi per meno di quattro mesi può registrarsi presso uno sportello RNI e ricevere un BSN. Conserva il codice insieme ai documenti di lavoro dopo la registrazione: resterà tuo anche se lascerai il Paese per poi rientrare in occasione di un altro impiego o incarico.

Come si registrano per il BSN i dipendenti che soggiornano nei Paesi Bassi per più di quattro mesi?

Si registrano come residenti presso il comune competente, che inserisce i loro dati nell'anagrafe della popolazione (BRP). Per una prima iscrizione, l'appuntamento deve essere prenotato entro cinque giorni dall'arrivo. I cittadini extra-UE che si registrano per un soggiorno di quattro mesi o più devono essere in possesso di un permesso di soggiorno valido. Conserva la conferma di registrazione rilasciata dal comune insieme alla documentazione contrattuale.

Un datore di lavoro può richiedere il BSN per conto di un dipendente straniero?

No. I lavoratori devono generalmente presentarsi di persona alle verifiche d'identità e all'iter di registrazione. Il datore di lavoro può offrire supporto organizzativo, ad esempio accompagnando un gruppo presso un ufficio RNI una volta concordato l'appuntamento, ma non può presentare domanda al posto del dipendente. Dopo il rilascio del codice, il dipendente deve trasmetterlo all'ufficio paghe per l'aggiornamento dell'anagrafica aziendale.

Articolo a cura di

Joost Hubregtse

Joost Hubregtse è Director di ICS Staffing & Payroll B.V., la società controllata di Intercompany Solutions dietro ICS Payroll. È responsabile dei servizi di Employer of Record e di gestione delle paghe olandesi: contratti di lavoro, dichiarazioni fiscali sui salari e contributi previdenziali, indennità di vacanza, previdenza complementare, gestione della malattia e conformità ai contratti collettivi (CAO), con possibilità di onboarding entro 48 ore.