Politique de confidentialite

Le responsable du traitement des donnees personnelles traitees via ce site est ICS Staffing and Payroll B.V., dont le siege social est situe a Bredaseweg 185, 4872 LA Etten-Leur, Pays-Bas, immatriculee aupres de la Chambre de commerce neerlandaise sous le numero 99029235 (numero de TVA NL868756672B01). Pour toute question relative a la confidentialite, vous pouvez nous contacter a privacy@icspayroll.nl.

2.1Informations que vous fournissez directement. Lorsque vous remplissez un formulaire de contact, de devis ou de simulateur, nous collectons les donnees que vous soumettez - generalement votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse e-mail professionnelle, le pays du siege, le nombre estime de salaries et toute description libre de votre demande.

2.2Informations collectees automatiquement. Lorsque vous visitez le site, nos prestataires d'hebergement et d'analyse peuvent enregistrer des donnees techniques telles que votre adresse IP, le type de navigateur, les caracteristiques de l'appareil, l'URL de reference, les pages visitees et les horodatages. Nous utilisons ces donnees sous forme anonymisee ou agregee pour surveiller les performances et ameliorer le site.

2.3Cookies et technologies similaires. Nous utilisons des cookies fonctionnels necessaires au fonctionnement du site (par exemple pour memoriser votre preference de langue). Les cookies d'analyse ou marketing ne sont charges qu'apres votre consentement via la banniere de cookies.

2.4Correspondance par e-mail. Lorsque vous nous envoyez un e-mail, nous conservons le message et les coordonnees afin de pouvoir vous repondre et garder une trace de l'echange.

• Pour repondre a votre demande ou a votre demande de devis - base juridique : mesures precontractuelles (art. 6, par. 1, b) du RGPD).
• Pour fournir nos services (coordination EOR, paie, immigration, soutien au regime des 30%) - base juridique : execution d'un contrat (art. 6, par. 1, b) du RGPD).
• Pour nous conformer a des obligations legales (fiscalite, securite sociale, verification d'identite, lutte contre le blanchiment, conservation des documents) - base juridique : obligation legale (art. 6, par. 1, c) du RGPD).
• Pour envoyer des mises a jour de service et un suivi commercial limite aux clients existants et prospects - base juridique : interet legitime (art. 6, par. 1, f) du RGPD). Vous pouvez vous y opposer a tout moment.
• Pour analyser et ameliorer notre site au moyen de mesures agregees - base juridique : interet legitime ou, lorsque requis, consentement.

Nous ne vendons pas de donnees personnelles. Nous ne partageons des donnees personnelles qu'avec des parties qui soutiennent la fourniture de nos services ou lorsque la loi l'exige :

• Nos societes affiliees au sein du groupe Intercompany Solutions (societe mere : Intercompany Solutions, Rotterdam) pour un service client conjoint.
• Des partenaires EOR certifies aux Pays-Bas lorsque vous nous chargez d'organiser des services d'Employer of Record.
• Des sous-traitants verifies qui hebergent le site, gerent les e-mails, traitent les formulaires et realisent des analyses, dans le cadre d'accords ecrits de traitement des donnees.
• Les autorites neerlandaises (Belastingdienst, UWV, IND, Chambre de commerce) lorsque cela est requis pour l'execution d'obligations de paie, fiscales, d'immigration ou de conformite.
• Les auditeurs et conseillers juridiques tenus au secret professionnel.

Les transferts en dehors de l'Espace economique europeen n'ont lieu que sous reserve de garanties appropriees, telles que les clauses contractuelles types.

5.1Les donnees de prospection et de demande sont conservees pendant une duree maximale de vingt-quatre (24) mois a compter de votre derniere interaction avec nous, sauf si une relation client est etablie.

5.2Les dossiers clients - y compris les factures, l'administration de la paie et les declarations fiscales - sont conserves pendant les delais de conservation legaux prevus par le droit neerlandais, generalement sept (7) ans.

5.3Les donnees d'analyse du site sont conservees sous forme agregee pendant une duree maximale de vingt-six (26) mois.

5.4La correspondance par e-mail est conservee aussi longtemps que necessaire pour traiter la demande et demontrer la conformite, puis archivee ou supprimee conformement a notre calendrier de conservation interne.

Conformement au RGPD, vous avez le droit de :

• demander l'acces aux donnees personnelles que nous detenons a votre sujet ;
• demander la rectification de donnees inexactes ou incompletes ;
• demander l'effacement de vos donnees lorsque l'un des fondements juridiques s'applique ;
• demander la limitation du traitement ou vous opposer a un traitement fonde sur l'interet legitime ;
• demander la portabilite des donnees que vous nous avez fournies ;
• retirer votre consentement a tout moment, sans que cela n'affecte la licite du traitement effectue avant ce retrait ;
• introduire une reclamation aupres de l'autorite neerlandaise de protection des donnees (Autoriteit Persoonsgegevens) a l'adresse autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez envoyer un e-mail a privacy@icspayroll.nl. Nous repondons dans un delai d'un (1) mois et pouvons demander des informations supplementaires pour verifier votre identite.

Nous appliquons des mesures organisationnelles et techniques adaptees au risque, notamment le chiffrement en transit (TLS), un controle d'acces base sur les roles, la verification des fournisseurs, l'authentification multifacteur sur les systemes critiques et un examen regulier de nos activites de traitement. Si une violation de donnees personnelles est susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertes, nous vous en informerons ainsi que l'autorite de controle competente, conformement au RGPD.

Le site ne s'adresse pas aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne traitons pas sciemment de donnees personnelles d'enfants. Si vous pensez qu'un enfant nous a communique des donnees personnelles, veuillez nous contacter afin que nous puissions les supprimer.

Nous pouvons mettre a jour cette politique de temps a autre afin de refleter les changements dans nos activites de traitement ou dans la legislation applicable. La date de « derniere mise a jour » en haut de cette page indique la derniere revision de la politique. Les modifications substantielles seront mises en evidence sur le site ou communiquees par e-mail le cas echeant.

Pour toute question relative a cette politique de confidentialite ou a la maniere dont nous traitons vos donnees personnelles, contactez-nous a privacy@icspayroll.nl ou par courrier : ICS Staffing and Payroll B.V., Bredaseweg 185, 4872 LA Etten-Leur, Pays-Bas.