Privacyverklaring

Verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website worden verwerkt, is ICS Staffing and Payroll B.V., statutair gevestigd aan de Bredaseweg 185, 4872 LA Etten-Leur, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99029235 (btw-nummer NL868756672B01). Voor privacyvragen kunt u ons bereiken via privacy@icspayroll.nl.

2.1Gegevens die u rechtstreeks verstrekt. Wanneer u een contact-, offerte- of calculatorformulier invult, verzamelen wij de door u opgegeven gegevens - doorgaans uw naam, bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres, land van vestiging, geschat aantal werknemers en een eventuele vrije-tekstomschrijving van uw verzoek.

2.2Gegevens die automatisch worden verzameld. Wanneer u de website bezoekt, kunnen onze hosting- en analyticsleveranciers technische gegevens registreren, zoals uw IP-adres, browsertype, apparaatkenmerken, verwijzende URL, bezochte pagina's en tijdstippen. Wij gebruiken deze gegevens in geanonimiseerde of geaggregeerde vorm om de prestaties te monitoren en de website te verbeteren.

2.3Cookies en vergelijkbare technieken. Wij gebruiken functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de website (bijvoorbeeld om uw taalvoorkeur te onthouden). Analytische of marketingcookies worden uitsluitend geplaatst nadat u daarvoor via de cookiebanner toestemming heeft gegeven.

2.4E-mailcorrespondentie. Wanneer u ons een e-mail stuurt, bewaren wij het bericht en de contactgegevens zodat wij kunnen reageren en een dossier van de correspondentie kunnen bijhouden.

• Om te reageren op uw vraag of offerteaanvraag - grondslag: handelingen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Om onze diensten te leveren (EOR-coördinatie, payroll, immigratie, ondersteuning bij de 30%-regeling) - grondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (belasting, sociale zekerheid, identiteitsverificatie, anti-witwaswetgeving, administratieplicht) - grondslag: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).
• Om servicemeldingen en beperkte commerciële opvolging te sturen aan bestaande klanten en prospects - grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG). U kunt zich hiervoor te allen tijde afmelden.
• Om onze website te analyseren en te verbeteren aan de hand van geaggregeerde cijfers - grondslag: gerechtvaardigd belang of, waar vereist, toestemming.

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met partijen die onze dienstverlening ondersteunen of waar dit wettelijk verplicht is:

• Onze gelieerde ondernemingen binnen de Intercompany Solutions-groep (moedermaatschappij: Intercompany Solutions, Rotterdam) ten behoeve van gezamenlijke klantbediening.
• Gecertificeerde EOR-partners in Nederland wanneer u ons opdracht geeft Employer of Record-diensten te regelen.
• Zorgvuldig geselecteerde verwerkers die de website hosten, e-mail beheren, formulieren verwerken en analyses uitvoeren op basis van schriftelijke verwerkersovereenkomsten.
• Nederlandse autoriteiten (Belastingdienst, UWV, IND, Kamer van Koophandel) voor zover vereist voor de uitvoering van payroll-, fiscale, immigratie- of compliance-verplichtingen.
• Accountants en juridisch adviseurs die gebonden zijn aan beroepsgeheim.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte vindt alleen plaats onder passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).

5.1Lead- en aanvraaggegevens worden bewaard tot maximaal vierentwintig (24) maanden na uw laatste interactie met ons, tenzij een klantrelatie tot stand komt.

5.2Klantdossiers - waaronder facturen, salarisadministratie en belastingaangiften - worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijnen onder Nederlands recht, doorgaans zeven (7) jaar.

5.3Website-analysegegevens worden in geaggregeerde vorm bewaard tot maximaal zesentwintig (26) maanden.

5.4E-mailcorrespondentie wordt bewaard zolang nodig is om de zaak af te handelen en naleving aan te tonen, en wordt vervolgens gearchiveerd of verwijderd in overeenstemming met ons interne bewaarschema.

Op grond van de AVG heeft u het recht om:

• inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• correctie te vragen van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van uw gegevens te vragen indien een van de wettelijke gronden van toepassing is;
• beperking van de verwerking te vragen of bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• overdraagbaarheid (dataportabiliteit) te vragen van gegevens die u aan ons heeft verstrekt;
• een eerder gegeven toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar privacy@icspayroll.nl. Wij reageren binnen een (1) maand en kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren.

Wij treffen organisatorische en technische maatregelen die passend zijn bij het risico, waaronder versleuteling tijdens verzending (TLS), rolgebaseerde toegangscontrole, screening van leveranciers, multifactorauthenticatie op kritieke systemen en periodieke evaluatie van onze verwerkingsactiviteiten. Indien een datalek waarschijnlijk een risico oplevert voor uw rechten en vrijheden, stellen wij u en de bevoegde toezichthouder hiervan op de hoogte in overeenstemming met de AVG.

De website is niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verwerken niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Indien u vermoedt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, verzoeken wij u contact met ons op te nemen zodat wij deze kunnen verwijderen.

Wij kunnen deze verklaring van tijd tot tijd wijzigen om veranderingen in onze verwerkingsactiviteiten of in toepasselijke wetgeving te weerspiegelen. De datum "laatst bijgewerkt" bovenaan deze pagina geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is herzien. Materiële wijzigingen worden op de website onder de aandacht gebracht of, waar passend, per e-mail gecommuniceerd.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact met ons opnemen via privacy@icspayroll.nl of per post: ICS Staffing and Payroll B.V., Bredaseweg 185, 4872 LA Etten-Leur, Nederland.