Langzeiterkrankungen in den Niederlanden managen und die damit verbundenen Kosten

Eine Langzeiterkrankung kann niederländische Arbeitgeber mehr als zwei Jahre Lohnadministration kosten: Grundsätzlich müssen sie bis zu 104 Wochen lang mindestens 70 % des Arbeitsentgelts eines Mitarbeiters fortzahlen. Im ersten Krankheitsjahr muss die Lohnfortzahlung zudem die gesetzliche Mindestlohngrenze erreichen. Das Management von Langzeiterkrankungen in den Niederlanden erfordert daher sowohl eine vorausschauende Planung der Lohnkosten als auch einen strukturierten Prozess zur Rückkehr an den Arbeitsplatz.

Dieser finanzielle Druck ist spürbar, und die Pflichten enden nicht bei der Lohnabrechnung. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen bei der Wiedereingliederung eng zusammenarbeiten; unzureichende Bemühungen können zu einer Lohnsanktion durch das UWV führen, die eine Entgeltfortzahlung für bis zu 52 zusätzliche Wochen vorschreibt.

Dieser Artikel erläutert, welche Faktoren die Kosten für die Bewältigung von Langzeiterkrankungen in den Niederlanden beeinflussen, welche Schritte zur Wiedereingliederung entscheidend sind und was geschieht, wenn der Zweijahreszeitraum endet. Zudem wird dargelegt, wann eine Kündigung rechtlich möglich sein kann, damit Sie die rechtlichen Grenzen kennen, bevor Sie Entscheidungen über die Abwesenheit eines Mitarbeiters treffen.

Warum ist krankheitsbedingte Abwesenheit in den Niederlanden für Arbeitgeber so kostspielig?

Arbeitgeber sehen sich während der langfristigen Erkrankung eines Mitarbeiters mit fortlaufenden Lohnkosten und formalen Wiedereingliederungspflichten konfrontiert. Diese Verpflichtung kann bis zu 104 Wochen andauern, und Versäumnisse bei der Wiedereingliederung können die Lohnbelastung weiter verlängern.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Entgeltfortzahlung bedeutet, dass der Arbeitgeber einen erkrankten Mitarbeiter gemäß dem Arbeitsvertrag weiter vergütet. Nach Artikel 7:629 BW beträgt das Krankengeld für bis zu 104 Wochen mindestens 70 % des Arbeitslohns. Im ersten Krankheitsjahr muss die Zahlung zusätzlich die gesetzliche Mindestlohngrenze einhalten. In die 70%-Berechnung können Vergütungsbestandteile einfließen, die der Mitarbeiter regulär erhalten würde, wie beispielsweise Überstunden und persönliche Zulagen, vorbehaltlich der geltenden gesetzlichen Höchstgrenze. Durch diese Regeln wird krankheitsbedingte Abwesenheit zu einer dauerhaften Payroll-Verpflichtung und ist nicht bloß ein vorübergehendes personelles Problem.

Mitwirkungspflichten und Zahlungssanktionen

Die Wiedereingliederung erfordert, dass der Mitarbeiter an zumutbaren Maßnahmen zur Wiederaufnahme der Arbeit mitwirkt und der Arbeitgeber diese organisiert und dokumentiert. Je nach den Umständen und den erforderlichen Schritten kann einem Mitarbeiter, der nicht kooperiert, eine vorübergehende Aussetzung oder Einstellung der Lohnzahlung drohen. Da Entgeltfortzahlung und Wiedereingliederung miteinander verknüpft sind, sollte der Arbeitgeber klar erläutern, welche Schritte erforderlich sind, die Reaktion des Mitarbeiters protokollieren und das vorgesehene Verfahren einhalten, bevor Zahlungsanpassungen vorgenommen werden. Eine Anpassung der Zahlungen beendet den Arbeitsvertrag nicht.

Wiedereingliederungspflichten bei unterschiedlichen Beschäftigungsarten

Wiedereingliederung bedeutet, gemeinsam mit dem Mitarbeiter auf eine geeignete Beschäftigung hinzuarbeiten, gegebenenfalls auch durch angepasste Tätigkeiten. Dieser Prozess gilt für unbefristete wie auch befristete Mitarbeiter, solange das Arbeitsverhältnis fortbesteht. Erkrankt ein Mitarbeiter während eines befristeten Arbeitsvertrags, endet die Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers aus diesem Vertrag grundsätzlich mit dessen Ablauf. Bei Leiharbeitnehmern bestimmen der Überlassungsvertrag und die Identität des rechtlichen Arbeitgebers die Ausgestaltung. Die Vertragsmodalitäten beeinflussen den Weg, entbinden jedoch nicht von der Notwendigkeit, eine Rückkehr an den Arbeitsplatz anzustreben.

Nachverfolgung durch den Arbeitgeber und Konsequenzen bei der Reintegration

Eine sorgfältige Nachverfolgung verbindet unterstützende Gespräche mit der Protokollierung von Fortschritten und konkreten Folgemaßnahmen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten über die Arbeitsfähigkeit, mögliche Anpassungen und Fortschritte sprechen, anstatt nach der Diagnose des Mitarbeiters zu fragen. Ist ein Mitarbeiter mit der Einschätzung des Betriebsarztes oder einer Wiedereingliederungsentscheidung nicht einverstanden, kann er diesen Dissens im Nachverfolgungsgespräch ansprechen und den Arbeitgeber bitten, ein UWV-Expertengutachten (Deskundigenoordeel) einzuholen. Bleiben die Wiedereingliederungsbemühungen des Arbeitgebers unzureichend, kann das UWV eine Lohnsanktion verhängen, die bis zu 52 zusätzliche Wochen der Lohnfortzahlung vorschreibt. Dies kann die Kosten weit über den regulären Zeitraum hinaus in die Höhe treiben.

Nach Ablauf des 104-Wochen-Zeitraums

Endet der 104-wöchige Entgeltfortzahlungszeitraum, endet grundsätzlich auch die Pflicht zur Lohnfortzahlung; das Arbeitsverhältnis endet jedoch nicht automatisch. Ein Arbeitgeber kann beim UWV eine Kündigungsgenehmigung beantragen, wenn absehbar ist, dass der Mitarbeiter über diesen Zeitraum hinaus arbeitsunfähig bleibt. Vor einer Kündigung muss der Arbeitgeber nachweisen, dass er ausreichende Wiedereingliederungsbemühungen unternommen hat; eine unvollständige Dokumentation oder versäumte Schritte können das Ergebnis der Beurteilung beeinträchtigen. Eine mögliche Erwerbsminderungsleistung ist unabhängig von der Entscheidung des Arbeitgebers über den Fortbestand des Arbeitsvertrags zu betrachten. Das Erreichen von zwei Jahren ist ein rechtlicher Meilenstein, stellt jedoch keinen automatischen Beendigungstermin dar.

Was passiert nach zwei Jahren Langzeiterkrankung?

Nach 104 Wochen krankheitsbedingter Abwesenheit endet die reguläre Pflicht des Arbeitgebers zur Lohnfortzahlung, das Arbeitsverhältnis bleibt jedoch zunächst bestehen. Das Management von Langzeiterkrankungen in den Niederlanden erfordert zudem eine klare Trennung zwischen der WIA-Leistungsprüfung des Mitarbeiters und Entscheidungen über die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses. Der Mitarbeiter stellt den Antrag auf WIA-Leistungen, während der Arbeitgeber sicherstellt, dass der Wiedereingliederungsbericht vollständig und termingerecht eingereicht wird.

WIA-Antrag und Begutachtung

Das UWV schreibt den Mitarbeiter etwa in der 87. Woche der krankheitsbedingten Abwesenheit bezüglich der Beantragung von WIA an. Der Arbeitnehmer muss den Antrag bis zur 93. Woche stellen und den Wiedereingliederungsbericht beifügen. Dieser dokumentiert alle während der Abwesenheit ergriffenen Maßnahmen und liefert dem UWV die notwendigen Informationen für die Begutachtung. Die Antragstellung liegt in der Verantwortung des Mitarbeiters; das fristgerechte Erstellen und Einreichen des arbeitgeberseitigen Anteils bleibt Pflicht des Arbeitgebers.

Ein UWV-Versicherungsarzt beurteilt die verbleibende Erwerbsfähigkeit des Mitarbeiters. Gemäß den WIA-Richtlinien des UWV setzt ein Anspruch einen Verlust der Erwerbsfähigkeit von mindestens 35 % voraus; wird die Erwerbsminderung darunter eingestuft, besteht kein Anspruch auf WIA-Leistungen. Das UWV entscheidet in der Regel innerhalb von 8 Wochen nach Eingang des Antrags. Die Begutachtung berücksichtigt das verbleibende Leistungsvermögen des Mitarbeiters und nicht ausschließlich die Diagnose oder die Tatsache, dass die Abwesenheit zwei Jahre gedauert hat.

Höhe der WGA- und IVA-Leistungen

Die WGA greift, wenn ein Mitarbeiter teilweise erwerbsgemindert ist oder die Aussicht besteht, dass er sich so weit erholt, um wieder mehr arbeiten zu können. Nach den Informationen des UWV zu WIA-Leistungen beträgt die Leistung rund 70 % des vorherigen steuerpflichtigen Gehalts. Die IVA greift, wenn die Erwerbsminderung 80–100 % beträgt und dauerhaft ist; ihre Leistung liegt bei etwa 75 % des vorherigen steuerpflichtigen Gehalts.

Beide Leistungen werden maximal bis zum gesetzlichen Höchsttageslohn berechnet. Lag das Gehalt eines Arbeitnehmers über dieser Obergrenze, wird der übersteigende Teil bei der Berechnung nicht berücksichtigt. Für internationale Mitarbeiter hilft diese Unterscheidung, realistische Erwartungen an das Einkommen nach dem Ende der Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber zu entwickeln. Welcher Leistungsstrang greift, hängt von der Beurteilung des UWV hinsichtlich Grad und Dauerhaftigkeit der Erwerbsminderung ab.

Befristete Verträge und UWV-Krankengeld

Ein befristeter Vertrag ändert den zeitlichen Rahmen der Arbeitgeberpflichten. Läuft der Vertrag aus, während der Mitarbeiter krank ist, besteht der Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Rahmen dieses Vertrags nur bis zu dessen Beendigung, so die Vorgaben der niederländischen Regierung zur Lohnfortzahlung. Ist der Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt weniger als zwei Jahre krank, muss der Arbeitgeber die Erkrankung am letzten Vertragstag dem UWV melden. Das UWV-Krankengeld (Ziektewet) stellt eine eigenständige Phase nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses dar.

Bei Expatriates erleichtern die Vereinbarung, das Vertragsenddatum und die niederländischen Lohnunterlagen den Übergang. Arbeitgeber sollten den anstehenden Statuswechsel mit dem Mitarbeiter besprechen und den Wiedereingliederungsbericht sorgfältig aufbewahren. Ein UWV-Leistungsanspruch entbindet nicht von einer ordnungsgemäßen Vertragsadministration, und die bloße Antragstellung entscheidet für sich genommen noch nicht darüber, ob das Arbeitsverhältnis fortgeführt wird.

Planung des Übergangs

Nach Ablauf der 104 Wochen sollten die Parteien klar zwischen einer möglichen Rückkehr an den Arbeitsplatz, der Fortführung des Arbeitsverhältnisses, einem WIA-Leistungsbezug und einem Kündigungsverfahren unterscheiden. Ein WIA-Antrag ist an sich keine Kündigungsentscheidung. Wurde die Lohnfortzahlung verlängert und kann der Mitarbeiter nicht zurückkehren, kann er die WIA-Leistung vor Ablauf der vereinbarten Verlängerung beantragen. Arbeitgeber, die Langzeitkrankheiten in den Niederlanden managen, sollten Leistungsadministration und arbeitsrechtliche Entscheidungen strikt getrennt halten und jeweils auf eigene Nachweise stützen.

Rechtliche Voraussetzungen für eine Kündigung wegen häufiger Erkrankungen

Eine Erkrankung allein bietet dem Arbeitgeber keine ausreichende Grundlage für eine Kündigung. In den ersten zwei Krankheitsjahren ist eine Kündigung wegen dieser Krankheit nach den Kündigungsrichtlinien der niederländischen Regierung grundsätzlich untersagt. Häufige, voneinander getrennte Kurzerkrankungen unterliegen einer anderen rechtlichen Würdigung: Hier muss der Arbeitgeber mehr nachweisen als bloß eine Aneinanderreihung von Fehltagen. Eine hohe Zahl an Ausfällen kann zwar Anlass für eine Überprüfung sein, begründet jedoch nicht automatisch einen Kündigungsgrund.

Arbeitnehmer behalten auch während einer Langzeiterkrankung ihr Recht auf Privatsphäre. Arbeitgeber dürfen nicht nach der Art der Erkrankung fragen, und der Betriebsarzt darf weder die Diagnose noch sonstige medizinische Informationen weitergeben. Ebenso ist es Arbeitgebern untersagt, Krankheitsdaten ohne die Zustimmung des Arbeitnehmers weiterzugeben. Gespräche sollten sich daher ausschließlich auf die Arbeitsfähigkeit, die Anwesenheit und mögliche Arbeitsplatzanpassungen konzentrieren, nicht auf private medizinische Details.

Häufige Abwesenheiten und Kündigungsmöglichkeiten

Mehr als drei krankheitsbedingte Fehlzeiten pro Jahr können ein Warnsignal sein, wobei eine dritte Erkrankung innerhalb von 12 Monaten oft als Orientierungspunkt für betriebliche Maßnahmen dient. Keine dieser Zahlen begründet jedoch ein automatisches Kündigungsrecht. Der Arbeitgeber muss die betrieblichen Beeinträchtigungen darlegen und prüfen, ob das Abwesenheitsmuster die gesetzlichen Voraussetzungen nach Artikel 7:669 Abs. 3 Buchstabe c oder h BW erfüllt.

Ein entscheidendes Kriterium ist, ob eine Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit innerhalb von 26 Wochen zu erwarten ist. Ist dies nicht der Fall, muss der Arbeitgeber dennoch prüfen, ob die Tätigkeit angepasst oder der Mitarbeiter anderweitig eingesetzt werden kann. Eine lückenlose Dokumentation einzelner Abwesenheitsphasen, der betrieblichen Auswirkungen, geführter Gespräche und möglicher Arbeitsplatzanpassungen hilft, einen fundierten Kündigungsgrund von einer unzulässigen Kündigung wegen bloßer Krankheit zu unterscheiden.

Kündigungsschutz bei Langzeiterkrankungen

Bei Langzeiterkrankungen gilt in den ersten zwei Jahren der allgemeine Kündigungsschutz. Ist dieser Zeitraum verstrichen, erfolgt die Kündigung keineswegs automatisch: Der Arbeitgeber kann beim UWV die Kündigungserlaubnis beantragen, wenn zu erwarten ist, dass der Mitarbeiter weiterhin arbeitsunfähig bleibt. Dabei muss der Arbeitgeber nachweisen, dass er ausreichende Anstrengungen zur Wiedereingliederung unternommen hat. Waren diese Bemühungen unzureichend, kann das UWV eine Lohnsanktion verhängen, die eine Fortzahlung des Entgelts für bis zu 52 zusätzliche Wochen vorschreibt, wodurch sich die Beendigung verzögert.

Der Kündigungsschutz hängt stets vom Grund und dem Verfahren ab, nicht allein von den Fehlzeiten eines Mitarbeiters. Arbeitgeber müssen zwischen häufigen Kurzerkrankungen und einem Mitarbeiter unterscheiden, der sich noch im geschützten Zweijahreszeitraum einer Langzeiterkrankung befindet. Eine freiwillige oder sanktionsbedingte Verlängerung der Entgeltfortzahlung schließt eine Kündigung während dieses Verlängerungszeitraums ebenfalls aus. Das Erreichen der Zwei-Jahres-Marke beendet das Arbeitsverhältnis nicht aus sich heraus.

Urlaubstage und Feiertage

Erfassen Sie Urlaubstage und gesetzliche Feiertage stets getrennt von krankheitsbedingten Fehlzeiten und etwaigen Kündigungsprozessen. Der Arbeitsvertrag sowie die geltenden Urlaubsregelungen bestimmen den Umgang mit beantragtem oder geplantem Erholungsurlaub. Eine Erkrankung allein schafft keine Kündigungsgründe. Eine getrennte Dokumentation verhindert, dass Urlaubszeiten fälschlicherweise ohne rechtliche Prüfung als Krankheitsausfall gewertet werden.

Fristen zur Wiedereingliederung nach dem Gatekeeper Improvement Act

Das Wet verbetering poortwachter (Gesetz zur Verbesserung des Pförtnerverfahrens) legt einen verbindlichen Zeitplan für die Wiedereingliederung durch Arbeitgeber und Arbeitnehmer fest. Seine Fristen dienen dazu, Fortschritte nachweisbar festzuhalten und rechtzeitig vor Ablauf der Krankheitsphase geeignete Tätigkeiten zu identifizieren.

Fristen und Anforderungen der Wiedereingliederung

Der Prozess umfasst klar definierte Prüfungen und Maßnahmen während der krankheitsbedingten Abwesenheit des Mitarbeiters. Bis zur 6. Woche erstellt der Betriebsarzt eine Problemanalyse (Probleemanalyse), die die arbeitsbezogenen Einschränkungen und Optionen für eine Rückkehr beschreibt. Bis zur 8. Woche vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen Aktionsplan (Plan van aanpak). Diese Schritte überführen die medizinische Beurteilung in praxisnahe Wiedereingliederungsmaßnahmen.

Der Plan sollte das aktuelle Leistungsvermögen des Arbeitnehmers mit realistischen Aufgaben, Arbeitszeiten und Arbeitsbedingungen verknüpfen. Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer sind für die Umsetzung verantwortlich. Die Analyse des Betriebsarztes bildet die Grundlage für den Plan, sollte jedoch funktionelle Fähigkeiten beschreiben, anstatt Diagnosen offenzulegen. Eine lückenlose Dokumentation belegt, wie jede Maßnahme aus der Beurteilung abgeleitet wurde.

Pläne und regelmäßige Evaluierungen

Ein Aktionsplan hält die vereinbarten Wiedereingliederungsschritte, Verantwortlichkeiten und Evaluierungszeitpunkte fest. Regelmäßige Auswertungen ermöglichen es beiden Parteien, Fortschritte zu überprüfen, Hürden zu besprechen und Maßnahmen anzupassen, wenn sich die Umstände ändern. Der Plan ist ein dynamisches Arbeitsdokument und kein einmaliges Formular, das in Woche 8 abgeheftet wird.

Die Erstjahresauswertung (Eerstejaarsevaluatie) findet zwischen der 46. und 52. Woche der Krankheitsabwesenheit statt. Bei dieser Überprüfung beraten die Beteiligten, was bisher funktioniert hat, ob der eingeschlagene Weg weiterhin zielführend ist und welche Schritte als Nächstes folgen sollen. Haben angepasste Tätigkeiten beispielsweise nicht zu einer gesteigerten Arbeitsfähigkeit geführt, kann dies im Plan festgehalten und ein neues Ziel definiert werden. Das Festhalten der Gründe für Änderungen macht alle Entscheidungen nachvollziehbar.

Evaluierungen sollten die beobachteten Entwicklungen direkt mit konkreten Folgeschritten verknüpfen. Ein Mitarbeiter kann schrittweise zu seinen regulären Aufgaben zurückkehren, modifizierte Tätigkeiten übernehmen oder einen alternativen Weg benötigen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten vereinbarte Anpassungen dokumentieren und regelmäßig neu bewerten. Datierte Zwischenberichte helfen zudem, temporäre Rückschläge von grundlegenden Veränderungen zu unterscheiden, die eine Anpassung des Plans erfordern.

Wiedereingliederungswege und Arbeitsplatzanpassungen

Die Wiedereingliederung im ersten Pfad (Spoor 1) konzentriert sich darauf, den Mitarbeiter wieder in seine bisherige Tätigkeit oder eine andere passende Position beim selben Arbeitgeber zu integrieren. Anpassungen können Aufgaben, Arbeitszeiten oder den Arbeitsplatz betreffen, abgestimmt auf die Empfehlungen des Betriebsarztes. Ziel ist es, die Arbeitsanforderungen mit der funktionellen Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters in Einklang zu bringen.

Lässt sich eine geeignete Tätigkeit innerhalb der Organisation nicht realisieren, widmet sich der zweite Pfad (Spoor 2) der Suche nach einer passenden Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber. Dies kann parallel zu den Bemühungen geschehen, den Mitarbeiter im eigenen Unternehmen wieder einzugliedern. Der Arbeitgeber muss schriftlich festhalten, warum dieser Weg für die Situation des Mitarbeiters angezeigt ist, und den Fortschritt im Aktionsplan festhalten.

Ein Gesetzentwurf aus dem Jahr 2026 sah vor, kleinen und mittleren Arbeitgebern ab dem zweiten Krankheitsjahr eine vollständige Konzentration auf Spoor 2 zu ermöglichen. Diese Neuerung ist frühestens für 2030 vorgesehen und stellt derzeit kein geltendes Recht dar. Bis dahin müssen Arbeitgeber das bestehende Wiedereingliederungssystem einhalten, den vereinbarten Plan fortführen und Arbeitsplatzanpassungen sowie Auswertungen genau protokollieren.

Die Rolle betriebsärztlicher Dienste und Betriebsärzte

In den Niederlanden beurteilt der Betriebsarzt die Arbeitsfähigkeit während einer Erkrankung, während der Arbeitgeber Entscheidungen bezüglich des Arbeitsplatzes trifft. Diese strikte Funktionstrennung stellt sicher, dass das Abwesenheitsmanagement auf die Genesung und geeignete Arbeit ausgerichtet bleibt und nicht auf vertrauliche medizinische Details.

Beratung durch den Betriebsarzt

Der Betriebsarzt berät zur funktionellen Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters und zu den Möglichkeiten für eine Arbeitswiederaufnahme. Diese Einschätzung hilft Arbeitgeber und Mitarbeiter dabei, Aufgaben, Arbeitszeiten oder organisatorische Anpassungen zu identifizieren, die den aktuellen Möglichkeiten des Arbeitnehmers entsprechen.

Bei längerer Krankheit muss der Betriebsarzt bis zur 6. Woche eine Problemanalyse vorlegen. Mitarbeiter, die sechs Wochen oder länger krankgeschrieben sind, müssen beim Betriebsarzt vorstellig werden. Eine Überweisung kann auch bereits nach einer Woche erfolgen. Diese Meilensteine geben Arbeitgebern Planungssicherheit, der Arbeitgeber darf jedoch bei Zweifeln am Krankheitszustand keinesfalls ein eigenes medizinisches Urteil fällen.

Der Betriebsarzt darf dem Arbeitgeber weder die Diagnose noch sonstige medizinische Befunde mitteilen. Stattdessen müssen sich die Empfehlungen auf arbeitsbezogene Einschränkungen und Einsatzmöglichkeiten beschränken. Beispielsweise kann der Arzt anraten, die Arbeitsstunden zu reduzieren oder bestimmte Tätigkeiten anzupassen, ohne der Führungskraft mitzuteilen, welche medizinische Ursache der Abwesenheit zugrunde liegt.

Arbeitgeber sollten den Empfehlungen des Betriebsarztes folgen, es sei denn, triftige sachliche Gründe rechtfertigen ein Abweichen. Ein Ignorieren der Empfehlungen kann die Wiedereingliederung verzögern oder rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Bezweifelt ein Arbeitgeber, ob die Krankheit einen Mitarbeiter tatsächlich an der Arbeitsleistung hindert, ist die Einholung eines Zweitgutachtens der richtige Schritt und nicht eine eigenmächtige medizinische Bewertung.

Arbeitnehmer können zudem bereits vor Eintritt einer Arbeitsunfähigkeit eine präventive Sprechstunde beim Betriebsarzt in Anspruch nehmen. Dies bietet die Möglichkeit, arbeitsbedingte gesundheitliche Belastungen frühzeitig zu erörtern und präventive Maßnahmen am Arbeitsplatz zu prüfen, bevor Beschwerden zu einer Krankschreibung führen.

Unterstützung durch den Arbodienst

Ein betriebsärztlicher Dienst, in den Niederlanden als Arbodienst bekannt, stellt Arbeitgebern arbeitsmedizinische Expertise bereit. Arbeitgeber sind verpflichtet, einen solchen Dienst hinzuzuziehen, sobald absehbar ist, dass die Erkrankung eines Mitarbeiters von längerer Dauer sein wird. Dies gewährleistet eine professionelle Begleitung und stellt sicher, dass die ärztlichen Vorgaben in das Abwesenheitsmanagement einfließen.

Der Arbodienst unterstützt den Prozess, entbindet den Arbeitgeber jedoch nicht von der Verantwortung, den Kontakt zum Mitarbeiter zu halten und über die Ausgestaltung der Arbeitsbedingungen zu sprechen. Auf Basis der ärztlichen Einschätzung kann der Arbeitgeber geeignete Aufgaben, Fortschrittserwartungen und Hindernisse bei der Rückkehr thematisieren. Medizinische Details des Arbeitnehmers bleiben dabei stets vertraulich.

Wird die Arbeitsunfähigkeit angezweifelt, sollten Arbeitgeber den Betriebsarzt mit einer Überprüfung beauftragen, statt selbst über den Krankheitszustand zu urteilen. Bestätigt der Arzt die Arbeitsunfähigkeit und der Arbeitgeber bleibt skeptisch, kann er beim UWV ein Expertengutachten beantragen. Dies stellt ein klar definiertes Verfahren dar, um Meinungsverschiedenheiten beizulegen, ohne Druck auf den Mitarbeiter zur Offenlegung seiner Diagnose auszuüben.

Bei Langzeitfällen ist der praktische Ablauf eindeutig: Binden Sie den Arbodienst ein, sobald eine längere Abwesenheit absehbar ist, nutzen Sie die ärztliche Beurteilung der Arbeitsfähigkeit und vereinbaren Sie mit dem Mitarbeiter geeignete Maßnahmen. Konzentrieren Sie die Gespräche stets auf Aufgaben und Fortschritte. Auf diese Weise erhalten beide Seiten eine dokumentierte, medizinisch fundierte Arbeitsgrundlage für das Abwesenheitsmanagement.

ICSPayroll

ICSPayroll unterstützt internationale Arbeitgeber bei der niederländischen Personal- und Lohnabrechnung. Wenn Sie in den Niederlanden ohne eigene Niederlassung Mitarbeiter einstellen möchten, können diese über den Employer-of-Record-Service (EOR) lokal beschäftigt werden. Für Unternehmen mit einer niederländischen Gesellschaft übernimmt Dutch Payroll die Lohnabrechnung einschließlich der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.

Längere Fehlzeiten erfordern dennoch ein separates Wiedereingliederungsverfahren, an dem der Arbeitnehmer, der Arbeitgeber und arbeitsmedizinische Fachkräfte mitwirken. Die Aufgabe von ICSPayroll besteht darin, den arbeitsrechtlichen und abrechnungstechnischen Rahmen zu sichern, nicht jedoch medizinische Beurteilungen oder Reintegrationsentscheidungen zu ersetzen. Für berechtigte internationale Mitarbeiter kann zudem der Service zur Beantragung der 30%-Regelung (30% Ruling Application) in Anspruch genommen werden.

Wenn Sie Beschäftigungsverhältnisse in den Niederlanden planen oder Unterstützung bei der Lohnabrechnung benötigen, kontaktieren Sie ICSPayroll, um Ihre Anforderungen zu besprechen.

Etablieren Sie einen klaren Prozess für künftige Krankheitsfälle

Das Management von Langzeiterkrankungen in den Niederlanden gestaltet sich wesentlich reibungsloser, wenn die Verantwortlichkeiten bereits vor der ersten Krankmeldung feststehen. Legen Sie fest, wer den Kontakt hält, die arbeitsmedizinischen Rückmeldungen koordiniert, Entscheidungen dokumentiert und die Lohnabrechnung überwacht. Ein standardisierter Ablauf hilft Führungskräften, besonnen zu handeln und personalpolitische Schritte auf nachvollziehbare Belege zu stützen.

Nutzen Sie jeden Praxisfall, um interne Abläufe zu optimieren. Prüfen Sie, an welchen Stellen die Kommunikation ins Stocken geriet, welche Dokumente hilfreich waren und ob den Führungskräften die Trennung zwischen dem Schutz medizinischer Daten und arbeitsbezogenen Abstimmungen stets bewusst war. Passen Sie die Prozesse entsprechend an, damit jeder neue Krankheitsfall mit klarer Zuständigkeit und strukturierter Nachverfolgung anstatt mit improvisierten Maßnahmen beginnt.

Für Unterstützung bei Arbeitsverträgen und der Lohnadministration in den Niederlanden kontaktieren Sie ICSPayroll zu Ihren Anforderungen im Krankheitsfall. Ein solider administrativer Rahmen gibt Ihrem Team die nötige Handlungssicherheit.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

⏰ Was passiert, wenn ich über einen längeren Zeitraum krank bin?

Melden Sie sich bei Ihrem Arbeitgeber krank und befolgen Sie das betriebliche Meldeverfahren; Ihre Diagnose müssen Sie nicht offenlegen. Der Betriebsarzt beurteilt Ihre Arbeitsfähigkeit und gibt Empfehlungen für geeignete Tätigkeiten ab. Sie und Ihr Arbeitgeber durchlaufen anschließend das Wiedereingliederungsverfahren, während die Lohnfortzahlung nach den gesetzlichen Bestimmungen weiterläuft. Dauert die Abwesenheit an, wird die Beantragung der WIA beim UWV relevant – halten Sie Ihre Beschäftigungs- und Wiedereingliederungsunterlagen daher stets vollständig.

Welche Pflichten haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei Langzeiterkrankungen in den Niederlanden?

Der Arbeitgeber muss die gesetzliche Lohnfortzahlung leisten, bei absehbarer Langzeitabwesenheit den arbeitsmedizinischen Dienst einschalten und dokumentierte Maßnahmen für eine geeignete Beschäftigung ergreifen. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, an zumutbaren Wiedereingliederungsmaßnahmen mitzuwirken und vereinbarte Untersuchungstermine wahrzunehmen. Empfiehlt der Betriebsarzt beispielsweise angepasste Tätigkeiten, müssen beide Parteien besprechen, wie diese mit der Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters vereinbar sind. Dokumentieren Sie getroffene Vereinbarungen und Anpassungen, um den Rückkehrprozess transparent zu halten.

Wie lange muss ein niederländischer Arbeitgeber das Gehalt bei Krankheit fortzahlen und in welcher Höhe?

Ein niederländischer Arbeitgeber zahlt das Entgelt im Krankheitsfall grundsätzlich für bis zu 104 Wochen fort, und zwar in Höhe von mindestens 70 % des Arbeitslohns. Im ersten Krankheitsjahr muss die Fortzahlung zudem mindestens dem gesetzlichen Mindestlohn entsprechen. Die genaue Höhe kann von den regulären Gehaltsbestandteilen des Arbeitnehmers wie Überstundenvergütungen oder persönlichen Zulagen abhängen und ist durch die gesetzliche Obergrenze gedeckelt. Prüfen Sie den Arbeitsvertrag oder anwendbare Tarifverträge (CAO) auf günstigere Regelungen.

Welche Rolle spielen der Betriebsarzt (bedrijfsarts) und der arbeitsmedizinische Dienst (arbodienst)?

Der Betriebsarzt stellt die funktionelle Arbeitsfähigkeit fest und empfiehlt geeignete Arbeitsplatzanpassungen, während der Arbodienst die organisatorische Bereitstellung der arbeitsmedizinischen Betreuung unterstützt. Der Arzt teilt dem Arbeitgeber zu keinem Zeitpunkt die Diagnose mit. Die Empfehlungen beziehen sich beispielsweise auf zeitliche Begrenzungen oder spezifische Arbeitsaufgaben, ohne die medizinische Ursache zu nennen. Mitarbeiter können zudem eine vorbeugende Sprechstunde vor einer Krankschreibung wahrnehmen, um arbeitsbezogene Belastungen frühzeitig anzusprechen.

Welche Schritte und Fristen sieht das niederländische Gatekeeper Improvement Act (Wet verbetering poortwachter) vor?

Der Ablauf beginnt mit der Problemanalyse durch den Betriebsarzt bis zur 6. Woche, gefolgt vom gemeinsamen Aktionsplan von Arbeitgeber und Arbeitnehmer bis zur 8. Woche. Anschließend bewerten beide Parteien den Fortschritt kontinuierlich und passen den Plan an veränderte Umstände an. Zwischen der 46. und 52. Woche erfolgt die Erstjahresevaluierung. Die Wiedereingliederung kann eine Rückkehr an den bisherigen Arbeitsplatz (Spoor 1) oder gegebenenfalls eine Vermittlung zu einem anderen Arbeitgeber (Spoor 2) umfassen.

Wie sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen Wiedereingliederungsplan (Plan van aanpak) erstellen und evaluieren?

Nutzen Sie die ärztliche Beurteilung der Arbeitsfähigkeit, um konkrete Ziele, Aufgaben, Zuständigkeiten und Überprüfungszeiträume festzulegen. Der Plan sollte genau aufführen, welche Schritte der Mitarbeiter erprobt, welche Anpassungen der Arbeitgeber am Arbeitsplatz vornimmt und in welchen Abständen der Fortschritt besprochen wird. Überprüfen Sie den Plan regelmäßig und dokumentieren Sie Änderungen samt Begründung. Erweisen sich bestimmte Aufgaben beispielsweise als ungeeignet, halten Sie dies schriftlich fest und passen Sie die nächsten Schritte an, statt den ursprünglichen Plan unverändert zu belassen.

Was geschieht bei der Beurteilung nach 1 Jahr Krankheit und der WIA-Prüfung nach 2 Jahren?

Zwischen der 46. und 52. Woche prüfen Arbeitgeber und Arbeitnehmer die bisherigen Fortschritte der Wiedereingliederung und entscheiden, ob der eingeschlagene Weg angepasst werden muss. Um die 87. Woche herum informiert das UWV den Arbeitnehmer über die Möglichkeit eines WIA-Antrags; der Antrag und der vollständige Wiedereingliederungsbericht müssen bis zur 93. Woche eingereicht werden. Das UWV begutachtet das verbleibende Leistungsvermögen. Ein Anspruch setzt grundsätzlich eine Minderung der Erwerbsfähigkeit von mindestens 35 % voraus; die konkrete Leistungsart richtet sich nach dem Ergebnis der Begutachtung.

Artikel von

Joost Hubregtse

Joost Hubregtse ist Geschäftsführer der ICS Staffing & Payroll B.V., der hundertprozentigen Tochtergesellschaft von Intercompany Solutions hinter ICS Payroll. Er verantwortet die Bereiche Employer of Record und niederländische Payroll-Services: Arbeitsverträge, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsmeldungen, Urlaubsgeld, Altersvorsorge, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall sowie CAO-Compliance, mit einem Onboarding innerhalb von 48 Stunden.