Hoe u een kennismigrant sponsort en inzicht krijgt in de IND-leges

Voor de meeste aanstellingen begint IND-referentschap voor kennismigranten met de status van erkend referent: alleen een door de IND erkende werkgever kan onder de nationale regeling een verblijfsvergunning voor de migrant aanvragen. De uitzondering hierop is een kennismigrant met de Turkse nationaliteit. Een erkend referent dient de verblijfsaanvraag namens de werknemer in via de Toegang en Verblijf-procedure (TEV).

Deze eis kan het proces minder eenvoudig maken, vooral voor gevestigde bedrijven die moeten beoordelen of hun financiële positie en bedrijfscontinuïteit voldoen aan de verwachtingen van de IND. Erkenning als referent en de verblijfsaanvraag van de werknemer zijn afzonderlijke stappen, elk met hun eigen vereisten en leges.

Deze gids legt uit hoe u de geschiktheid als werkgever beoordeelt, erkenning als referent aanvraagt en aan de doorlopende referentplichten voldoet. Ook lichten we toe welke IND-leges van toepassing zijn, zodat u vooruit kunt plannen voordat u een werknemer aanneemt.

Hoe kan ik als Nederlandse werkgever een kennismigrant aannemen?

Begin met het controleren van de erkenning als referent, de vergunningsroute van de werknemer en het geldende salariscriterium. IND-referentschap voor kennismigranten vereist dat zowel werkgever als werknemer voldoen aan de voorwaarden van het gekozen traject.

1. Controleer de voorwaarden voor de werkgever en erkenning als referent

   Controleer of uw organisatie IND-erkenning nodig heeft voordat u de verblijfsaanvraag van de werknemer voorbereidt. Onder de nationale kennismigrantenregeling vraagt de toekomstige werkgever het verblijf aan namens de migrant, en alleen een door de IND erkend bedrijf kan die aanvraag indienen. Een kennismigrant met de Turkse nationaliteit vormt een uitzondering op deze erkenningsvereiste.

   De IND kan een uitgebreidere erkenningsprocedure verlangen voor bedrijven die ouder zijn dan 1,5 jaar maar jonger dan drie jaar als er twijfels zijn over de continuïteit of solvabiliteit. Beoordeel de positie van de organisatie voordat u de aanvraag start en zorg ervoor dat de bedrijfsadministratie consistent is met de informatie waarmee wordt aangetoond dat de onderneming als referent kan optreden.

2. Bereid de bewijsstukken voor het referentschap voor

   Verzamel documenten die inzicht geven in de bedrijfsactiviteiten en financiële positie van de referent. Zelfstandige referenten dienen relevante zakelijke en financiële gegevens te verzamelen, inclusief een ondernemingsplan en prognoses waar van toepassing. Een startup die door de RVO wordt beoordeeld, heeft een financieel plan met een liquiditeitsprognose voor de komende drie jaar nodig. Zorg ervoor dat de cijfers in alle ondersteunende documenten consistent zijn.

   Voor een gemachtigde vertegenwoordiger verzamelt u de bedrijfsinformatie van de werkgever en stukken die de vertegenwoordigingsbevoegdheid aantonen. Houd deze documenten gescheiden van de identiteits- en arbeidsdocumenten van de migrant. Dit onderscheid helpt bij het opbouwen van een overzichtelijk aanvraagdossier, waarin bewijsstukken over de referent gescheiden blijven van die over de werknemer.

3. Controleer salariscriteria en vergunningsvrijstellingen

   Bevestig het salariscriterium voordat u de arbeidsovereenkomst definitief maakt. Volgens de IND geldt voor kennismigranten van 30 jaar of ouder een bruto maandsalariscriterium van € 5.942,00. Ga er niet zomaar van uit dat bonussen, secundaire arbeidsvoorwaarden of vakantiebijslag meetellen voor het criterium zonder te controleren hoe het toepasselijke salaris wordt getoetst.

   Kennismigranten die in Nederland werken, hebben geen tewerkstellingsvergunning (TWV) nodig. Deze vrijstelling vervangt de verblijfsaanvraag echter niet. Vermeld de overeengekomen beloning duidelijk in de arbeidsdocumenten en toets deze aan het criterium dat geldt voor de categorie van de werknemer.

4. Kies een vergunningsroute en beoordeel de voorwaarden

   Vergelijk de nationale kennismigrantenregeling met de Europese Blauwe Kaart. De Blauwe Kaart kent een hogere inkomenseis en een diplomavoorwaarde. Afgestudeerden van Nederlandse hogeronderwijsinstellingen van buiten de EU hebben één jaar de tijd om een baan als kennismigrant te vinden (zoekjaar), en in aanmerking komende afgestudeerden kunnen gebruikmaken van een verlaagd salariscriterium.

   Voor een erkend referent maakt de versnelde toelatingsprocedure een beslissing binnen twee tot drie weken mogelijk. IND-referentschap voor kennismigranten omvat een werkgeversaanvraag en een afzonderlijke verblijfsaanvraag voor de werknemer. Controleer vóór indiening of de gegevens van de werkgever, de functie en het salaris naadloos op elkaar aansluiten.

   Werknemers die aan de voorwaarden voldoen, kunnen bij de Belastingdienst de 30%-regeling aanvragen, los van het immigratiereferentschap. De voorwaarden omvatten onder meer werving vanuit het buitenland, minimaal 16 van de 24 maanden voorafgaand aan de eerste werkdag op meer dan 150 km van de Nederlandse grens wonen, inhouding van Nederlandse loonheffingen en een formele beschikking. De Belastingdienst beslist over deze fiscale aanvraag.

Rechten en plichten van de erkend referent

Beschouw erkenning als referent als een doorlopende verantwoordelijkheid, en niet slechts als een eenmalige mijlpaal bij de aanvraag. De IND kan maatregelen nemen als een erkend referent zijn verplichtingen niet nakomt.

1. Beheer vergunningsgeldigheid en wijzigingen

   Controleer de vervaldatum van het verblijfsdocument en de arbeidsgegevens bij het plannen van een verlenging of functiewijziging. De IND-richtlijnen voor de kennismigrantenvergunning lichten de voorwaarden toe waarmee werkgevers en werknemers rekening moeten houden. Gebruik de datum op het document om vervolgstappen te plannen en ga er niet van uit dat verlenging automatisch plaatsvindt.

   Als de werknemer van werkgever verandert, stel dan vast of de nieuwe werkgever erkend is en het referentschap kan overnemen. Wanneer het dienstverband eindigt, beoordeel dan direct de verblijfspositie van de werknemer. Wijzigingen in het dienstverband of het referentschap kunnen van invloed zijn op de vraag of aan de verblijfsvoorwaarden voldaan blijft worden.

   Zorg dat de arbeidsovereenkomst, de salarisadministratie en de vergunningsgegevens altijd op elkaar zijn afgestemd. Loopt een contract bijvoorbeeld af vóórdat de vergunning verloopt, bekijk dan de vervolgstappen van de werknemer in plaats van af te gaan op de resterende geldigheidsduur op de vergunning.

2. Voorkom risico's voor de verblijfsstatus

   Blijf de salaris- en referentschapsvoorwaarden gedurende het hele dienstverband monitoren, niet alleen bij het indienen van de aanvraag. Als de werknemer niet langer aan het toepasselijke salariscriterium voldoet of de referent zijn plichten verzaakt, kan de verblijfsstatus in gevaar komen. Beoordeel wijzigingen in salaris en dienstverband direct en bewaar documentatie waarin deze worden onderbouwd.

   Artikel 2f van de Vreemdelingenwet 2000 heeft betrekking op de schorsing en intrekking van de erkenning als referent. De IND kan de erkenning intrekken als een bedrijf gedurende drie jaar geen kennismigrantenaanvraag heeft ingediend en geen kennismigranten meer in dienst heeft. Houd de aanvraagactiviteit en gesponsorde werknemers bij om dit risico tijdig te signaleren.

   De richtlijnen van de IND voor de plichten van de erkend referent beschrijven mogelijke handhavingsmaatregelen. De IND kan een schriftelijke waarschuwing geven, een bestuurlijke boete opleggen, of de erkenning schorsen of intrekken wanneer een erkend referent de regels niet naleeft. Deze maatregelen kunnen het vermogen van de werkgever om werknemers aan te trekken aantasten en het verblijf van medewerkers ontwrichten.

   Richt een intern proces in om wijzigingen in salaris, dienstverband en referentschapsstatus te signaleren. Wijs verantwoordelijken aan voor het beoordelen van elk dossier, het bijhouden van ondersteunende documenten en het escaleren van knelpunten. Een consistente personeelsadministratie helpt wijzigingen te verantwoorden als de IND het handelen van de referent controleert.

IND-leges voor de referentschapsaanvraag

Budgetteer de kosten voor de erkenning als referent apart van het immigratietraject van de werknemer. De toepasselijke leges hangen af van de werkgeverscategorie die voor de erkenningsaanvraag geldt.

1. Stel de relevante tariefcategorie vast vóór het indienen van de aanvraag. Volgens de informatie over aanvraagleges van de IND kost erkenning als referent € 5.080, met een verlaagd tarief van € 2.539 voor bedrijven die korter dan 1,5 jaar bestaan en bedrijven met wereldwijd minder dan 50 werknemers. Bepaal de categorie aan de hand van de leeftijd van de organisatie en het wereldwijde personeelsbestand, en bewaar de onderbouwende gegevens in het aanvraagdossier.
2. Budgetteer de aanvraag voor erkenning als referent los van salaris, loonadministratie en de verblijfsaanvraag van de werknemer. Erkenning als referent betreft de bevoegdheid van de organisatie om als sponsor op te treden; de verblijfsaanvraag van de migrant is een aparte stap. Door deze kosten gescheiden te houden, kunnen finance- en HR-teams deze correct toewijzen.
3. Controleer de bedrijfsinformatie die is gebruikt om de legescategorie te bepalen vóór indiening. Ga bijvoorbeeld uit van de werkelijke oprichtingsdatum en het wereldwijde aantal werknemers, en niet alleen het personeelsbestand in Nederland. Als deze gegevens tijdens de voorbereiding wijzigen, pas dan de begroting en de aanvraagstukken aan om consistentie te waarborgen.
4. Neem de behandeltermijn van de IND op in het wervingsplan. De beslistermijn-informatie van de IND vermeldt een beslistermijn van 3 maanden voor erkenning als referent, die kan worden verlengd. Bedrijven die langer dan drie jaar bestaan, ontvangen mogelijk binnen vier weken een beslissing, terwijl aanvragen van bedrijven jonger dan 1,5 jaar tot zes maanden kunnen duren.
5. Bewaar het betalingsbewijs en de motivering voor de gekozen legescategorie bij de referentschapsaanvraag. Dit biedt finance en HR een gezamenlijk referentiepunt om de aanvraag te volgen en de betaling te reconciliëren. Houd voor afzonderlijke wervingstrajecten gescheiden dossiers bij voor elke erkennings- of verblijfsprocedure, in plaats van elke IND-betaling als dezelfde kostenpost te behandelen.

De IND beschouwt een organisatie als onbetrouwbaar als de Belastingdienst haar in de 4 jaar voorafgaand aan de aanvraag een verzuim- of vergrijpboete heeft opgelegd.

Wat is de Nederlandse IND-verblijfsvergunning voor kennismigranten?

Gebruik dit vergunningstraject om het verblijf in Nederland te regelen voor een kennismigrant die hier komt werken. Het proces koppelt de toelaatbaarheid van de werknemer aan de rol van de werkgever als referent.

1. Begin met het vaststellen van het doel van de vergunning. De verblijfsvergunning voor kennismigranten is het Nederlandse nationale traject voor hooggekwalificeerde migranten die naar Nederland komen voor werk. De vergunning dekt zowel verblijf als arbeid, en fungeert niet als een algemeen bezoekersvisum. De beoogde functie van de werknemer en de referentschapsstatus van de werkgever bepalen of dit traject passend is.

   Maak onderscheid tussen deze vergunning en een kort verblijf. Garantstelling voor een bezoeker betreft een tijdelijk verblijf, terwijl het kennismigrantenproces verblijf met het oog op arbeid faciliteert. Dit helpt HR-teams om de juiste aanvraagroute te kiezen voordat zij documenten opstellen of een startdatum afspreken.

2. Controleer de salarisvoorwaarde in samenhang met de situatie van de werknemer. Kennismigranten moeten meer verdienen dan een vastgestelde norm, en het geldende criterium hangt af van de categorie waaronder de persoon valt. De salariseis is een voorwaarde voor vergunningverlening, geen secundaire arbeidsvoorwaarde of optionele contractbepaling.

   Voor sommige functies geldt een vrijstelling van het inkomenscriterium voor kennismigranten, waaronder promovendi aan universiteiten of onderzoeksinstituten, artsen in opleiding tot specialist en gastdocenten. Voor een vrijgestelde categorie mag het inkomen echter nooit onder het wettelijk minimumloon zakken. Controleer de functieclassificatie voordat u de beloning vaststelt.

3. Stel vast wie de verblijfsaanvraag indient. Onder de nationale regeling vraagt de toekomstige werkgever het verblijf aan namens de migrant, en alleen een door de IND erkend bedrijf kan de aanvraag indienen, met uitzondering van kennismigranten met de Turkse nationaliteit. De status van de werkgever staat daarom centraal in dit traject.

   De werkgever start de Toegang en Verblijf-procedure, bekend als TEV, bij de IND. Een erkend referent vraagt één gecombineerd document aan dat zowel verblijf als arbeid dekt. Behandel de erkenning als referent en de vergunningsaanvraag van de werknemer als samenhangende stappen, maar als afzonderlijke besluiten.

4. Stem de planning van de aanvraag af op de inreisvereisten van de werknemer. Als de migrant een machtiging tot voorlopig verblijf (MVV) nodig heeft, kan deze worden opgehaald bij een Nederlandse ambassade na een positief besluit van de IND en het voldoen aan de overige toepasselijke voorwaarden. De werknemer kan vervolgens naar Nederland reizen en de verblijfsvergunning ophalen bij de IND.

   Als de migrant geen MVV nodig heeft, kan de werkgever de verblijfsvergunningaanvraag starten nadat de werknemer in Nederland is aangekomen. Bepaal de juiste volgorde voordat u de ingangsdatum van het dienstverband vastlegt, aangezien de inreisroute bepaalt wanneer de aanvraag kan worden gestart.

5. Gebruik het kader van de vergunning om de personeels- en immigratieadministratie op elkaar af te stemmen. Het gecombineerde document voor verblijf en arbeid geeft de werknemer toestemming onder dit specifieke traject, terwijl de werkgever verantwoordelijk blijft voor het naleven van het juiste referentschapsproces. Houd de vergunningsgegevens gekoppeld aan het personeelsdossier.

   Van de nationale regeling is in 2023 bijna 13 duizend keer gebruikgemaakt. Dat cijfer weerspiegelt de populariteit van het traject, maar elke aanvraag staat of valt met individuele geschiktheid, salarisvoorwaarden en de rol van de referent. Integreer deze controles in de wervingsplanning in plaats van de vergunning te zien als een vanzelfsprekend gevolg van een baanaanbod.

Welke werkgevers kunnen kennismigranten sponsoren in Nederland en hoe controleer ik het openbaar register van de IND?

Gebruik het openbaar register van de IND om te controleren of een werkgever kan optreden als referent onder de nationale kennismigrantenregeling. Het register telt ongeveer 10 duizend erkende referenten.

1. Begin met het vaststellen van de exacte juridische entiteit die de migrant in dienst zal nemen. Onder de nationale regeling kan alleen een door de IND erkend bedrijf de verblijfsaanvraag namens de werknemer indienen, met uitzondering van kennismigranten met de Turkse nationaliteit. De bekende handelsnaam van een groep kan afwijken van de statutaire naam van de werkgevende entiteit; stel daarom vast welk bedrijf de arbeidsovereenkomst ondertekent.

   Controleer het register op die specifieke entiteit, en niet alleen op de bredere groep. Als een moedermaatschappij en een Nederlandse dochteronderneming bijvoorbeeld vergelijkbare namen hebben, controleer dan de inschrijving van de dochteronderneming voordat u deze als referent aanmerkt.

2. Doorzoek het openbaar register van de IND op de statutaire naam van de werkgever en vergelijk het resultaat met de bedrijfsgegevens. Controleer spelling, rechtsvormen en geregistreerde handelsnamen om te voorkomen dat u een organisatie met een vergelijkbare naam aanziet voor de beoogde referent. Sla de overeenkomende registratie op en bewaar deze in het wervingsdossier.

   Het register is een nuttige controle, maar vervangt niet de beoordeling van de geplande arbeidsrelatie. Bevestig dat de geregistreerde organisatie ook daadwerkelijk de entiteit is die de migrant in dienst neemt en als referent optreedt voor de aanstelling.

3. Als de werkgever niet in het register voorkomt, ga dan na of deze eerst erkenning moet aanvragen alvorens verder te gaan via de nationale regeling. Een bedrijf kan via deze route geen kennismigrantenaanvraag indienen tenzij het erkend is, behoudens de uitzondering voor de Turkse nationaliteit. Neem het erkenningstraject tijdig op in de wervingsplanning in plaats van het openbaar register als formaliteit te beschouwen.

   Beoordeel hoe gereed de werkgever is voor de aanvraag voordat u toezeggingen doet die aan een startdatum zijn gekoppeld. De IND kan erkenning weigeren op gronden genoemd in artikel 2e van de Vreemdelingenwet 2000. Controleer het nalevingsverleden van de onderneming en de gegevens ter onderbouwing van de aanvraag.

4. Controleer de registratie opnieuw als de werkgevende entiteit verandert. Een nieuw opgerichte dochteronderneming of een overplaatsing naar een andere groepsmaatschappij beschikt mogelijk niet over dezelfde referentenstatus als de oorspronkelijke werkgever. Een aanbod aan een kandidaat vanuit de ene juridische entiteit betekent bijvoorbeeld niet automatisch dat een andere groepsentiteit als referent kan optreden.

Dateer de registercontrole in het wervingsdossier en koppel deze aan de juiste entiteit, functie en het aanvraagplan. Dit helpt HR- en financeteams helder te krijgen welke onderneming verantwoordelijk is voor het referentschap.

5. Gebruik het register als eerste controle en vergelijk het resultaat vervolgens met de arbeidsdocumenten. Controleer of de juridische werkgever in het contract overeenkomt met de inschrijving van de erkend referent. Los eventuele verschillen in namen of entiteiten op vóórdat u de aanvraag opstelt, zodat overal naar dezelfde organisatie wordt verwezen.

   Voor internationale ondernemingen die werkgeverschap in Nederland organiseren: stem uw Nederlandse personeelsstructuur af op de werkgevende entiteit en het bijbehorende referentschapstraject.

ICSPayroll: Employer of Record (EOR)

De Employer of Record (EOR)-dienstverlening van ICSPayroll ondersteunt bedrijven die personeel aannemen in Nederland zonder zelf de lokale personeels- en salarisadministratie te voeren. ICSPayroll treedt op als de Nederlandse werkgever en verzorgt de Nederlandse salarisadministratie, waarmee bedrijven worden ontzorgd bij hun loonheffingen- en werkgeversverplichtingen.

Voor het aannemen van kennismigranten wordt het immigratiereferentschap geregeld via onze erkende partner. Dit onderscheid is wezenlijk: EOR-werkgeverschap en IND-referentschap zijn samenhangende operationele stappen, maar het betreft niet dezelfde dienst of status. ICSPayroll kan tevens de aanvraag voor de 30%-regeling verzorgen voor in aanmerking komende werknemers van 30 jaar of ouder die aan het bruto maandsalariscriterium voldoen; de Belastingdienst beslist over dit belastingvoordeel los van het immigratiereferentschap.

Plant u een aanstelling in Nederland en heeft u ondersteuning nodig bij het werkgeverschap of de salarisadministratie? Neem contact op met ICSPayroll.

Neem met vertrouwen de volgende wervingsbeslissing

Uw volgende stap is om het vergunningstraject te vertalen naar een duidelijk intern proces. Bepaal wie verantwoordelijk is voor de arbeidsovereenkomst, de salarisadministratie, de referentplichten en de communicatie met de immigratiepartner. Door deze rollen voorafgaand aan de startdatum van de kandidaat helder te beleggen, kunnen wijzigingen soepel worden opgevangen en blijft de personeelsadministratie nauw aansluiten op het immigratieproces.

Voor bedrijven die personeel aannemen in Nederland is IND-referentschap voor kennismigranten slechts één onderdeel van een bredere werkgeversopzet. ICSPayroll biedt ondersteuning bij het Nederlandse werkgeverschap en de salarisadministratie, terwijl het immigratiereferentschap wordt geregeld via haar erkende partner. Welke ondersteuning passend is, hangt af van wat uw organisatie zelf wil beheren en hoe de Nederlandse arbeidsrelatie is vormgegeven.

Bereidt u een aanstelling in Nederland voor en wilt u de mogelijkheden rond referentschap bespreken? Neem contact op met ICSPayroll. Een doordachte aanpak helpt u om van planning over te gaan naar een vlekkeloos georganiseerde arbeidsrelatie.

Veelgestelde vragen

Welke documenten moeten worden ingediend?

Verzamel documenten die de identiteit van de werkgever, het beoogde dienstverband en de identiteit van de migrant aantonen. Een praktisch dossier bevat onder meer een uittreksel van het handelsregister (KvK), relevante financiële stukken, de ondertekende arbeidsovereenkomst, salarisgegevens en een kopie van het paspoort van de werknemer. Houd bewijsstukken voor het referentschap gescheiden van de werknemersdocumenten en controleer of namen en entiteitsgegevens in alle stukken overeenstemmen. Welke documenten de IND precies opvraagt, hangt af van de aanvraagroute en de specifieke omstandigheden van het geval.

Welke documenten heb ik nodig in mijn situatie?

Welke documenten nodig zijn, hangt af van wie de migrant in dienst neemt en als referent optreedt. Een zelfstandige ondernemer als referent dient zakelijke en financiële stukken te verzamelen die inzicht geven in de bedrijfsvoering en financiële positie. Een gemachtigde vertegenwoordiger moet beschikken over bedrijfsinformatie en bewijs van vertegenwoordigingsbevoegdheid. Bewaar de identiteitsgegevens, arbeidsovereenkomst en salarisbewijzen van de werknemer bij elkaar in een apart dossier. Zo kan HR ontbrekende of inconsistente informatie gemakkelijker opsporen voordat de aanvraag wordt voorbereid.

Wat zijn de aanvraagvoorwaarden en documenten voor een IND-vergunning voor kennismigranten?

De aanvraag vereist een kwalificerende arbeidsrelatie en het juiste referentschapstraject. Controleer eerst of de juridische werkgever overeenkomt met de referent die verantwoordelijk is voor de aanvraag. Bereid vervolgens het contract en de salarisgegevens voor, samen met de identiteitsdocumenten van de migrant, en controleer of de functie aan de geldende voorwaarden voldoet. Als de werknemer een MVV nodig heeft, stem de inreisprocedure hier dan op af. Door het dossier in te delen op werkgevers-, werknemers- en reisdocumenten is de aanvraag overzichtelijker te beoordelen.

Wat zijn de bruto maandsalariscriteria voor kennismigranten in 2026, per leeftijd en toelatingscategorie?

Voor kennismigranten van 30 jaar of ouder is het bruto maandsalariscriterium € 5.942,00. Voor in aanmerking komende afgestudeerden kan een verlaagd criterium gelden, en voor personen jonger dan 30 jaar geldt een ander criterium, maar voor die categorieën worden geen bedragen vermeld.

Artikel door

Joost Hubregtse

Joost Hubregtse is Director van ICS Staffing & Payroll B.V., de volledige dochteronderneming van Intercompany Solutions achter ICS Payroll. Hij is verantwoordelijk voor Employer of Record- en Nederlandse payroll-diensten: arbeidsovereenkomsten, aangiften loonheffingen en sociale premies, vakantiebijslag, pensioen, ziekteverzuim en cao-naleving, met onboarding mogelijk binnen 48 uur.