Payroll opzetten en uitvoeren in Nederland: de stappen

Voordat er ook maar één euro salaris wordt uitbetaald, moet het bedrijf bij de Belastingdienst geregistreerd staan als inhoudingsplichtige voor de loonheffingen. Dit is een aparte registratie naast de registratie voor de vennootschapsbelasting bij oprichting, en zodra zij actief is, ontstaan maandelijkse aangifteverplichtingen.

Zonder deze registratie is geen enkele loonstrook die je opstelt rechtsgeldig - en kun je de 30%-regeling, de heffingskorting of andere inkomensafhankelijke heffingskortingen niet toepassen. In de praktijk duurt de registratie 2-4 weken; start deze parallel aan de werving, niet pas nadat het eerste contract is getekend.

Buitenlandse werkgevers zonder Nederlandse entiteit kunnen zich registreren als buitenlandse inhoudingsplichtige, maar dat is zelden de juiste route zodra je meer dan één persoon aanneemt. Onder die drempel is een Employer of Record doorgaans sneller en goedkoper.

De meeste Nederlandse sectoren vallen onder een verplicht bedrijfstakpensioenfonds (Bpf) op grond van de geldende CAO. Ook als dat niet verplicht is, is een pensioenregeling aanbieden een competitieve basisvoorwaarde voor geschoold personeel. De keuze ligt vast zodra de eerste premie is betaald - regel dit voordat je het eerste contract uitgeeft, niet erna.

Is er geen verplicht fonds van toepassing, dan zijn de praktische opties een multi-employer PPI (pensioenfondsverzekeraar) of een regeling direct bij een verzekeraar. Beide hebben legitieme toepassingen; het juiste antwoord hangt af van de samenstelling van het personeelsbestand en de administratieve capaciteit van je HR-functie.

Nederlandse contracten moeten schriftelijk zijn, de proeftijd (indien van toepassing) specificeren en verwijzen naar de toepasselijke CAO. De 'ketenregeling', in haar huidige vorm sinds de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) op 1 januari 2020 in werking trad, beperkt tijdelijke contracten tot drie binnen een periode van 36 maanden; het vierde contract zet automatisch om in een contract voor onbepaalde tijd, en een onderbreking van meer dan zes maanden reset de keten. Een voorstel in het arbeidsmarktpakket (Wet meer zekerheid flexwerkers) zou die onderbrekingstermijn verlengen naar vijf jaar, maar dat is een wetsvoorstel, geen wet - reken vooralsnog met de huidige termijn van zes maanden.

Proeftijden zijn gekoppeld aan de contractduur: geen proeftijd bij contracten korter dan zes maanden, maximaal één maand bij contracten van zes maanden tot twee jaar, en maximaal twee maanden bij langere of onbepaalde-tijd contracten. Is dit fout opgesteld, dan vervalt het beding in zijn geheel.

De eerste maand komt altijd iets naar boven: een verkeerd toegepaste heffingskorting, een gemiste sectortoeslag, een CAO-vakantietoeslag die 8,33% in plaats van 8% blijkt te zijn, een pensioenpremie die een maand achterloopt. Draai de eerste cyclus als parallelle test met een handmatige controle vóór uitbetaling.

Bewaar het testjournaal: aan het einde van het jaar heb je het weer nodig bij het aansluiten van de jaaropgaaf op de grootboekrekeningen.

De jaaropgaaf, de herbeoordeling van de WGA-differentiatie, de verlengingen van de 30%-regeling, de aansluiting van het WKR-budget - december en januari zijn drukker dan de rest van het jaar bij elkaar. Plan dit vanaf het begin in, en reken op minstens een volle werkweek aandacht van finance.

Besteed je payroll uit, maak dan nu al schriftelijke afspraken over de jaarafsluiting, niet pas in november. Goede aanbieders zitten tegen die tijd vol.