NEN 4400 en SNA: waarom gecertificeerde payroll telt bij het aannemen van personeel in Nederland

NEN 4400-1 is de Nederlandse norm voor de administratieve integriteit van uitzend-, payroll- en EOR-aanbieders die in Nederland actief zijn. Ze omvat identificatie van werknemers, correcte contractadministratie, accurate payroll, tijdige afdracht van loonheffingen en sociale premies, en naleving van de Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS).

Een onafhankelijke auditinstelling voert de certificeringsaudit uit en herbeoordeelt twee keer per jaar. Een mislukte audit leidt tot schorsing uit het openbare SNA-register - wat klanten in real time kunnen verifiëren.

De Stichting Normering Arbeid beheert het openbare register van NEN 4400-gecertificeerde aanbieders. Een opdrachtgever die werk afneemt via een SNA-geregistreerde aanbieder is grotendeels gevrijwaard van ketenaansprakelijkheid onder de regels voor inlenersaansprakelijkheid - ontbrekende loonheffing, ontbrekende btw, ontbrekende pensioenpremie blijven bij de aanbieder, niet bij de klant.

Veel Nederlandse enterprise-inkoopprocessen gaan helemaal geen contract aan met een niet-SNA-aanbieder. Voor een internationale werkgever die payroll via een partner laat lopen, is de SNA-status van die partner het meest bruikbare compliance-signaal dat je kunt verifiëren.

Documentatiespoor voor elke payrollrun: identificatie, contract, gewerkte uren, toepassing heffingskorting, pensioenpremie, loonstrook. Elk item is te herleiden tot de oorspronkelijke bron.

Maandelijkse aansluiting tussen bruto-naar-nettojournaalposten en aangiften bij de Belastingdienst, met afwijkingsrapportages die voor de auditor worden bewaard.

Kwartaalzelftoetsing onder het SNA-kader, die wordt gevoed in het beoordelingsvenster van de auditinstelling. Dezelfde dataset is wat elke inkoopgedreven leveranciersbeoordeling opvraagt, dus de auditcyclus dient ook als sales-enablement voor de aanbieder.

Een G-rekening (geblokkeerde rekening) kan door elke uitlener van arbeid worden geopend zodat opdrachtgevers het loonheffingsdeel van een factuur direct bij de Belastingdienst kunnen storten - het openen van een G-rekening zelf vereist geen SNA-certificering. Wat SNA-certificering toevoegt, is de gestandaardiseerde 25% G-rekeningstorting en de volledige vrijwaring voor ketenaansprakelijkheid waarop gereguleerde opdrachtgevers vertrouwen. Zowel G-rekening-routing als de volledige vrijwaringsroute zijn beschikbaar voor onze klanten, omdat ICS Staffing and Payroll B.V. SNA-gecertificeerd is.

ICS Staffing and Payroll B.V. voldoet aan NEN 4400 en is SNA-gecertificeerd, gecontroleerd door TUV Nord, een van de weinige inspectie-instellingen geaccrediteerd onder de SNA-regeling. Internationale werkgevers die via ons aannemen, krijgen standaard een gedocumenteerde, geauditeerde en tegen ketenaansprakelijkheid beschermde payroll.

We delen onze SNA-registervermelding en onze laatste auditsamenvatting op verzoek tijdens inkoopbeoordelingen. Voor enterprise-opdrachtgevers wiens compliance-team de leverancier in een vendor-risicoregister moet opnemen, ligt dat papierwerk binnen een dag klaar, niet binnen een kwartaal.

Open het SNA-register op normeringarbeid.nl en zoek op de wettelijke naam of het KvK-nummer van de aanbieder. Een actuele vermelding toont de certificaatstatus en de auditerende instelling. Geen vermelding betekent geen bescherming tegen ketenaansprakelijkheid - ongeacht wat de website claimt.

Controleer het KvK-nummer in de SNA-vermelding tegen de entiteit die het arbeidscontract daadwerkelijk zal uitgeven. Groepsstructuren met meerdere BV's houden de certificering soms op een zusterentiteit die niet de juridische werkgever is. Komen de namen niet overeen, dan gaat de bescherming niet mee over.

Vraag om de meest recente samenvatting van het inspectierapport. Geauditeerde aanbieders kunnen dit binnen een werkdag aanleveren; aanbieders die dat niet kunnen, zijn doorgaans niet geauditeerd of recent geschorst.