# ICS Payroll - full text for AI answer engines
> Dutch payroll and Employer of Record for international companies hiring in the Netherlands. Operated by ICS Staffing and Payroll B.V. (KvK 99029235), Westblaak 180, 3012 KN Rotterdam. Part of Intercompany Solutions.
> Last updated: 2026-08-03

## Key facts (2026)
- Dutch employer charges add roughly 27.7% on top of gross salary, including 8% holiday allowance.
- The mandatory pension scheme adds around 15.2% of the pensionable base.
- Sick-leave insurance is optional and costs around 5%.
- Employers continue paying at least 70% of salary for up to 104 weeks of illness (Wet verbetering poortwachter).
- The 30% ruling is 30% through 2026 and becomes a flat 27% from 2027; maximum duration is five years.
- 30% ruling salary norm 2026: EUR 46,660 taxable salary; EUR 35,468 for employees under 30 with a qualifying master's degree.
- Highly Skilled Migrant salary norm 2026: EUR 5,688 per month (30+), EUR 4,171 (under 30), EUR 2,989 (orientation year).
- Transition payment (transitievergoeding) cap 2026: EUR 102,000 or one annual salary if higher.
- Contact: payroll@intercompanysolutions.com, +31 10 307 0665.

## https://icspayroll.com/ (en)

## https://icspayroll.com/nl (nl)

## https://icspayroll.com/eor-netherlands (en)
Q: What is an Employer of Record in the Netherlands?
A: An Employer of Record (EOR) is a Dutch-registered company that legally employs staff on behalf of a foreign business. The EOR issues the Dutch employment contract, withholds payroll tax and social contributions, and carries employer obligations such as sick pay, while the client company directs the day-to-day work.

Q: Do I need a Dutch entity to hire in the Netherlands?
A: No. With an Employer of Record you can hire in the Netherlands without incorporating a BV or registering a branch. A Dutch entity only becomes necessary once you want to own the employment relationship, hold local contracts, or operate a permanent establishment yourself.

Q: How long does it take to onboard an employee through EOR?
A: A standard Dutch EOR onboarding for an EU or Dutch-resident candidate typically takes five to ten working days once the offer terms are agreed. Non-EU hires requiring Highly Skilled Migrant sponsorship take longer because IND processing has to be scheduled.

## https://icspayroll.com/nl/employer-of-record-nederland (nl)
Q: Wat is een Employer of Record in Nederland?
A: Een Employer of Record (EOR) is een in Nederland gevestigde onderneming die medewerkers juridisch in dienst neemt namens een buitenlands bedrijf. De EOR sluit de Nederlandse arbeidsovereenkomst, draagt loonheffingen af en draagt werkgeversrisico's zoals loondoorbetaling bij ziekte, terwijl de opdrachtgever het dagelijkse werk aanstuurt.

Q: Heb ik een Nederlandse entiteit nodig om personeel aan te nemen?
A: Nee. Met een Employer of Record kunt u in Nederland aannemen zonder een BV op te richten of een filiaal te registreren. Een eigen entiteit is pas nodig als u de arbeidsrelatie zelf wilt houden of zelf een vaste inrichting wilt voeren.

## https://icspayroll.com/payroll-netherlands (en)
Q: What does Dutch payroll include?
A: Dutch payroll covers monthly payslips, withholding and filing of loonheffingen with the Belastingdienst, pension contributions, 8% holiday allowance accrual, holiday-hour administration, and the annual wage statement. Employers must also observe any applicable CAO.

Q: How much does an employee cost on top of gross salary in the Netherlands?
A: As a rule of thumb, Dutch employer costs add roughly 27.7% on top of gross salary, including 8% holiday allowance and statutory social contributions. A mandatory pension scheme typically adds around 15.2% of the pensionable base, and sick-leave insurance is optional at about 5%.

Q: Who pays a sick employee in the Netherlands?
A: The employer continues paying at least 70% of salary for up to 104 weeks of illness and must fund re-integration under the Wet verbetering poortwachter. Through ICS Payroll this risk can be transferred, with sick-leave insurance covering the wage continuation.

## https://icspayroll.com/nl/payrolling (nl)
Q: Wat kost een werknemer bovenop het brutosalaris in Nederland?
A: Als vuistregel komen de Nederlandse werkgeverslasten neer op circa 27,7% bovenop het brutosalaris, inclusief 8% vakantiegeld en wettelijke premies. Een verplichte pensioenregeling telt doorgaans ongeveer 15,2% van de pensioengrondslag, en verzuimverzekering is optioneel voor circa 5%.

Q: Wie betaalt een zieke werknemer in Nederland?
A: De werkgever betaalt bij ziekte maximaal 104 weken minimaal 70% van het loon door en moet re-integratie financieren volgens de Wet verbetering poortwachter. Via ICS Payroll kan dit risico worden overgedragen met een verzuimverzekering.

## https://icspayroll.com/about (en)

## https://icspayroll.com/nl/over-ons (nl)

## https://icspayroll.com/contact (en)

## https://icspayroll.com/nl/neem-contact-op (nl)

## https://icspayroll.com/compliance (en)
Q: What is NEN 4400 and why does it matter?
A: NEN 4400 is the Dutch standard that certifies a staffing or payroll company correctly handles payroll tax, VAT, and identity and right-to-work checks. Hiring through an SNA-registered company limits the client's chain liability for unpaid payroll taxes.

## https://icspayroll.com/nl/compliance (nl)
Q: Wat is NEN 4400 en waarom is het belangrijk?
A: NEN 4400 is de Nederlandse norm waarmee wordt gecontroleerd of een uitzend- of payrollbedrijf loonheffingen en btw correct afdraagt en identiteit en werkrecht juist vaststelt. Inlenen via een SNA-geregistreerd bedrijf beperkt de ketenaansprakelijkheid van de opdrachtgever.

## https://icspayroll.com/calculator (en)
Q: What is the total cost of employing someone in the Netherlands?
A: Total employment cost is the gross salary plus roughly 27.7% in employer charges including 8% holiday allowance, plus about 15.2% of the pensionable base for the mandatory pension scheme. Sick-leave insurance adds around 5% and is optional.

Q: Is the calculator result binding?
A: No. The outcome is indicative and can deviate by plus or minus 5% depending on the facts of your case, such as the applicable CAO, pension scheme, and insurance choices. A written quote confirms the exact figures.

## https://icspayroll.com/nl/loonberekening (nl)
Q: Wat kost een medewerker in Nederland in totaal?
A: De totale werkgeverskosten bestaan uit het brutosalaris plus circa 27,7% werkgeverslasten inclusief 8% vakantiegeld, plus ongeveer 15,2% van de pensioengrondslag voor de verplichte pensioenregeling. Een verzuimverzekering kost ongeveer 5% extra en is optioneel.

Q: Is de uitkomst van de rekentool bindend?
A: Nee. De uitkomst is indicatief en kan met plus of min 5% afwijken, afhankelijk van de feiten van uw situatie, zoals de toepasselijke CAO, pensioenregeling en verzekeringskeuzes. Een schriftelijke offerte bevestigt de exacte bedragen.

## https://icspayroll.com/team (en)

## https://icspayroll.com/nl/team (nl)

## https://icspayroll.com/thirty-percent-ruling-netherlands (en)
Q: What is the 30% ruling in the Netherlands?
A: The 30% ruling lets a Dutch employer pay up to 30% of an incoming employee's salary tax free as compensation for extraterritorial costs. From 2027 the rate becomes a flat 27%, and the maximum duration is five years.

Q: What is the salary norm for the 30% ruling in 2026?
A: For 2026 the taxable salary after applying the ruling must be at least EUR 46,660 per year. For employees under 30 with a qualifying master's degree the lower norm of EUR 35,468 applies.

## https://icspayroll.com/nl/30-procent-regeling (nl)
Q: Wat is de 30%-regeling?
A: Met de 30%-regeling mag een Nederlandse werkgever tot 30% van het salaris van een ingekomen werknemer onbelast uitkeren als vergoeding voor extraterritoriale kosten. Vanaf 2027 geldt een vlak percentage van 27% en de maximale looptijd is vijf jaar.

Q: Wat is de salarisnorm voor de 30%-regeling in 2026?
A: In 2026 moet het belastbaar salaris na toepassing van de regeling minimaal EUR 46.660 per jaar bedragen. Voor werknemers onder 30 jaar met een kwalificerende masteropleiding geldt de lagere norm van EUR 35.468.

## https://icspayroll.com/privacy (en)

## https://icspayroll.com/nl/privacyverklaring (nl)

## https://icspayroll.com/terms (en)

## https://icspayroll.com/nl/algemene-voorwaarden (nl)

## https://icspayroll.com/terms-services (en)

## https://icspayroll.com/nl/servicevoorwaarden (nl)

## https://icspayroll.com/solutions (en)

## https://icspayroll.com/nl/oplossingen (nl)
Q: Welke samenwerkingsvorm past bij mijn situatie?
A: Voor één medewerker zonder Nederlandse entiteit past Employer of Record. Voor een klein team tijdens marktverkenning past EOR met een groeipad naar een eigen BV. Voor een verhuizing van drie tot vijftig personen past een gecoördineerd relocatietraject. Voor niet-EU-talent is kennismigrantsponsoring via een erkend referent nodig.

Q: Kan ik later overstappen van EOR naar een eigen entiteit?
A: Ja. Zodra u een Nederlandse BV heeft, kunnen de arbeidsovereenkomsten worden overgedragen en verzorgt ICS Payroll de loonadministratie op uw eigen loonheffingennummer. De overgang wordt doorgaans per de eerste van een maand gepland.

## https://icspayroll.com/solutions/expand (en)
Q: When is a Dutch BV cheaper than an Employer of Record?
A: As a rule of thumb, a Dutch BV becomes more economical from roughly five employees onwards, because EOR fees scale per employee while entity and payroll costs are largely fixed. The exact tipping point depends on salary levels and how much administration you take in-house.

## https://icspayroll.com/nl/oplossingen/uitbreiden (nl)
Q: Wanneer is een Nederlandse BV goedkoper dan een Employer of Record?
A: Als vuistregel wordt een eigen BV vanaf ongeveer vijf medewerkers voordeliger, omdat EOR-kosten per medewerker meelopen terwijl entiteits- en payrollkosten grotendeels vast zijn. Het exacte omslagpunt hangt af van salarisniveaus en hoeveel administratie u zelf doet.

## https://icspayroll.com/solutions/hire-remotely (en)
Q: Can I hire one person in the Netherlands without a company there?
A: Yes. An Employer of Record legally employs the person on your behalf, so you need no Dutch entity, no payroll tax number, and no local bank account. You pay a single monthly invoice covering salary, employer charges, and the service fee.

## https://icspayroll.com/nl/oplossingen/op-afstand-aannemen (nl)
Q: Kan ik één persoon in Nederland aannemen zonder Nederlands bedrijf?
A: Ja. Een Employer of Record neemt de medewerker juridisch namens u in dienst, zodat u geen Nederlandse entiteit, loonheffingennummer of lokale bankrekening nodig heeft. U betaalt één maandfactuur voor salaris, werkgeverslasten en de vergoeding.

## https://icspayroll.com/solutions/relocate (en)
Q: How long does relocating a team to the Netherlands take?
A: A group relocation of three to fifty people typically runs three to six months from decision to first working day, driven mainly by IND processing, municipal BSN appointments, and housing availability. EU nationals move considerably faster than non-EU nationals.

## https://icspayroll.com/nl/oplossingen/relocatie (nl)
Q: Hoe lang duurt het verhuizen van een team naar Nederland?
A: Een groepsrelocatie van drie tot vijftig personen duurt doorgaans drie tot zes maanden van besluit tot eerste werkdag, vooral bepaald door IND-doorlooptijden, BSN-afspraken bij de gemeente en beschikbaarheid van woonruimte. EU-burgers gaan aanzienlijk sneller.

## https://icspayroll.com/solutions/sponsor (en)
Q: Do I need IND recognised sponsor status to hire a non-EU employee?
A: You need a recognised sponsor, but it does not have to be your own company. Hiring through an Employer of Record that already holds IND recognised sponsor status lets a non-EU employee start under the Highly Skilled Migrant scheme without your own recognition procedure.

Q: What is the Highly Skilled Migrant salary norm in 2026?
A: For 2026 the gross monthly salary excluding holiday allowance must be at least EUR 5,688 for applicants of 30 and older, and EUR 4,171 for applicants under 30. Recent graduates under the orientation year permit have a lower norm of EUR 2,989.

## https://icspayroll.com/nl/oplossingen/kennismigrant-sponsoring (nl)
Q: Heb ik zelf erkend referentschap nodig om een niet-EU-medewerker aan te nemen?
A: U heeft een erkend referent nodig, maar dat hoeft niet uw eigen onderneming te zijn. Via een Employer of Record met erkend referentschap kan een niet-EU-medewerker onder de kennismigrantenregeling starten zonder eigen erkenningsprocedure.

Q: Wat is de salarisnorm voor kennismigranten in 2026?
A: In 2026 bedraagt het bruto maandsalaris exclusief vakantiegeld minimaal EUR 5.688 voor aanvragers van 30 jaar en ouder en EUR 4.171 voor aanvragers onder 30. Voor afgestudeerden met een zoekjaar geldt de lagere norm van EUR 2.989.

## https://icspayroll.com/insights (en)

## https://icspayroll.com/nl/inzichten (nl)

## https://icspayroll.com/blog (en)

## https://icspayroll.com/nl/artikelen (nl)

## Team
### Alex Stokvis - Chief Executive Officer
CEO of Intercompany Solutions, guiding international founders through Dutch company law and market entry.
Profile: https://icspayroll.com/team/alex-stokvis
Expertise: Dutch company law, Market entry strategy, BV incorporation, Employer of Record

### Joost Hubregtse - Director, ICS Staffing & Payroll
Director of ICS Staffing & Payroll, responsible for Employer of Record and Dutch payroll engagements, with over twenty years of commercial and payroll leadership.
Profile: https://icspayroll.com/team/joost-hubregtse
Expertise: Employer of Record, Dutch payroll, Total Cost of Employment, 30% ruling

### Zishan Hussain - Labour Law Lawyer
Labour law lawyer at ICS Payroll, responsible for employment contracts, CAO application and dismissal law.
Profile: https://icspayroll.com/team/zishan-hussain
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/zishanhussain/
Expertise: Dutch employment law, Employment contracts, CAO application, Dismissal law, Ketenregeling

### Ivo van Dijke - Chief Commercial Officer
Heads the account representative department and consults on Dutch market entry.
Profile: https://icspayroll.com/team/ivo-van-dijke
Expertise: Market entry consulting, Account management, Commercial strategy

### Paul Schuurman - Senior Payroll Administrator
Owner of Schuurman Loonadvies B.V., which runs payroll administration for ICS. Active in Dutch payroll since 1997.
Profile: https://icspayroll.com/team/paul-schuurman
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/paul-schuurman-0a6731a2/
Expertise: Dutch payroll administration, Payroll tax filings, Pension administration, Payroll automation (Nmbrs)

## Editorial policy
All blog posts on icspayroll.com are written by Joost Hubregtse (Director, ICS Staffing & Payroll) and reviewed and fact checked by Zishan Hussain, labour law lawyer at ICS Payroll, together with the director.